С 1 марта 2023 года будут действовать единые требования к электронным кадровым документам
Риски: состав и формат кадровых документов, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, с 1 марта 2023 года должен соответствовать единым требованиям.
Под электронным кадровым документооборотом (ЭКДО) понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде, без дублирования на бумажном носителе. Введение ЭКДО – право работодателя.
Приказом Минтруда России от 20.09.2022 N 578н установлены единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой и оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.
С 1 марта 2023 года такие документы должны иметь следующий состав:
– основная часть – PDF/A-1A-файл;
– приложение (если есть) в формате для текстовых, табличных, графических и структурированных данных;
– файл одной или нескольких электронных подписей (при наличии) для первых двух частей;
– машиночитаемая доверенность для подписи;
– описание документа в формате XML.
Также закреплены требования к наименованию структурных элементов документа, в связи с этим утвержден новый Перечень структурных элементов описания электронного документа и коды документов (кадровых мероприятий) или иных сведений, связанных с работой, оформляемых в письменном виде.
На заметку: изучить порядок перехода на электронный документооборот поможет Готовое решение: Как организовать электронный кадровый документооборот в организации в СПС КонсультантПлюс.
Можно ли обязать работника сообщать работодателю о поиске нового места работы
Риски: включение работодателем в локальный акт положения о том, что работник организации, ищущий другую работу, должен сообщать об этом непосредственному руководителю, может быть расценено контролирующими органами или судом как нарушение трудового законодательства.
Для ряда случаев трудовым законодательством прямо предусмотрена обязанность работника заблаговременно сообщать работодателю те или иные сведения. В соответствии с нормами ТК РФ работодатели могут принимать локальные нормативные акты, регулирующие трудовые отношения с работниками. При этом локальные правовые акты не должны ухудшать положение работников по сравнению с нормами, установленными трудовым законодательством.
Представитель Минтруда в консультации сообщил, что работодатель не вправе вносить в локальный акт положение о том, что работник организации, ищущий другую работу, должен сообщать об этом непосредственному руководителю.
Трудовым законодательством предусмотрена обязанность работника только предупредить работодателя о своем увольнении в письменной форме не позднее чем за две недели до увольнения, если иной срок не установлен ТК РФ или иным федеральным законом.
Сообщать работодателю о поиске другой работы или будущем месте работы работник не обязан. Включение работодателем в локальный акт положения о том, что работник организации, ищущий другую работу, должен сообщать об этом непосредственному руководителю, может быть расценено контролирующими органами или судом как нарушение трудового законодательства.
ЦЕНТР ОПЕРАТИВНОГО КОНСУЛЬТИРОВАНИЯ ОТВЕЧАЕТ
Что делать работодателю, если работника вызывают в военкомат на медосвидетельствование?
Риски: при вызове сотрудника в военкомат для медосвидетельствования нужно издать приказ об освобождении его от работы в этот день и сохранить за ним средний заработок.
Возможности: работодатель может компенсировать расходы на выплату среднего заработка, обратившись в военкомат.
Если работника вызывают в военкомат для медосвидетельствования, работодатель обязан освободить его от работы для прохождения такого мероприятия и сохранить за ним на это время средний заработок (абз. 3 п. 1 ст. 4, п. 1 ст. 6 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ, ст. 170 ТК РФ). Основанием будет повестка с указанием причины вызова – медосвидетельствование.
На основании повестки рекомендуем издать приказ, чтобы зафиксировать в нем дату освобождения работника от работы, назначить ответственных лиц за оформление необходимых документов и т.д. Приказ издается в произвольной форме (нормативной нет).
См. Образец приказа об освобождении работника от работы по вызову военкомата для прохождения медосвидетельствования.
В табеле учета рабочего времени надо отразить период отсутствия работника, например, буквенным кодом «Г» или цифровым кодом «23» («Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству»).
Работодатель вправе компенсировать расходы, связанные с выплатой среднего заработка с учетом соответствующих начислений на фонд оплаты труда по месту постоянной работы. Для этого нужно обратиться в военный комиссариат, который вызвал работника на медосвидетельствование, и представить заверенные копии документов, которые подтверждают размер расходов, с указанием банковских реквизитов счета для перечисления компенсации. Запрос надо оформить на официальном бланке за подписью руководителя (его заместителя). При наличии поставить основную печать организации. Это следует из подп. 2 п. 2, пп. 4, 5 Правил компенсации расходов, утв. Постановлением Правительства РФ от 01.12.2004 N 704.
