Вопрос: Добрый день, наша организация (плательщик НДС) получила требование о предоставлении документов (информации) от ИФНС в соответствии со статьей 93, п.1 ст.93.1, абз. первым пункта 5 статьи 93.1 НК РФ о предоставлении в течении 5 рабочих дней документов и информации касающиеся деятельности проверяемой организации (не наш контрагент) за период с 01.07.2020 по 31.03.2021г.  Документы и информацию запрашивают по нашему контрагенту -заказчику услуг по рекламе. Запрашиваемые документы необходимы для установления производителей по цепочке: Проверяемая организация (не наш контрагент)-поставщик,1 уровень (наш контрагент) –поставщик, 2уровень (наша организация).
Среди документов требуют предоставить карточки бухгалтерских счетов, где отражены операции по запрашиваемым документам: 01,10,19,41,60,62,68,70,76,90,91. ОСВ в целом по организации за проверяемый период.
Вопросы:
1) Правомерно ли налоговая запрашивает бухгалтерские регистры?
2) Имеет ли налоговая право делать запрос по документам и бухгалтерским регистрам за пределами трехлетнего срока? (3кв.2020г находится за этими пределами?)
3) С нашим заказчиком нет ни одного подписанного акта с его стороны, но все оплачено. Документы отправляли почтой и потом дублировали через ЭДО. Грозят ли нам санкции от ИФНС за то, что нет подписанных актов?
4) Так же у нас потеряна часть информации (контакты) о взаимодействии с контрагентом. Соответственно мы не сможем предоставить информацию по всем пунктам запроса. Какие это может иметь последствия?

Ответ:

1)            В Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 06.10.2020 N Ф06-65688/2020 по делу N А12-43960/2019 арбитры признали законным запрос ИФНС на предоставление не только договоров и актов, но также карточек счета, а так же  оборотно-сальдовых ведомостей по счетам.

Однако судьи сделали уточнение. Во-первых, указанные карточки и ведомости должны предоставляться исключительно в разрезе операций с проверяемым налогоплательщикам за соответствующий период. Во-вторых, если в тот или иной отрезок этого периода подобных операций не было, то вместо карточек и ведомостей в ИФНС нужно направить соответствующее сообщение.

Так же п. 1 ст. 93.1 НК РФ указывает, что должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у контрагента документы (информацию), касающимися деятельности проверяемого налогоплательщика.

В требовании налогового органа должна быть указана цепочка контрагентов, позволяющая установить связь с налогоплательщиком (Постановление АС Московского округа от 10.07.2023 по делу N А40-195835/2022)

Таким образом, запрос ИФНС на предоставление бухгалтерских регистров является правомерным. Если карточка счета или ведомость может формироваться в разрезе запрашиваемого контрагента, то документы предоставить необходимо. Если в запрашиваемый период между контрагентами из указной цепочки не было правоотношений, то в налоговый орган необходимо предоставить сообщение об отсутствии таковых.

2)         Ограничение трехлетнего срока, установленное п. 4 ст. 89 НК РФ, применимо к выездной проверки, на запрос вне рамок налоговых проверок оно не распространяется. То есть период, за который истребуются документы, ограничен только сроками их хранения (Письмо Минфина России от 30.04.2019 N 03-02-08/32313).

3)         В соответствии с нормами ГК РФ документом, подтверждающим факт оказания услуг (выполнения работ), является акт или иной аналогичный документ, который содержит описание оказанных услуг (выполненных работ). При этом к договору о возмездном оказании услуг применяются общие положения о подряде и бытовом подряде, установленные ст. 783 ГК РФ. Соответственно, заказчик производит оплату на основании акта оказания услуг.

Если заказчик отказывается подписать акты, применяются положения ст. 753 ГК РФ, т.е. об отказе делается отметка и акт подписывается только исполнителем. Такой акт является действительным наравне с подписанным обеими сторонами, он может быть признан недействительным только судом и только при обоснованности мотива отказа от подписания (Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 27.11.2018 N Ф10-5025/2018 по делу N А83-11406/2017).

Таким образом, неподписанный с двух сторон акт должен иметь сноску о том, что вторая сторона отказывается от подписания. Если акты подписаны в системе ЭДО, то подписанные в электронном формате документы имеет такую же юридическую силу как и подписанные на бумажном носителе.

В случае, если акты рассматриваются как основание для понесенных организацией расходов, то в Налоговом кодексе РФ нет перечня документов, которыми нужно подтверждать понесенные расходы. Поэтому организация должна сама оценить, подтверждает или нет имеющийся документ (платежное поручение, чек, накладная) понесенные расходы и их размер. Главное, чтобы из документов можно было сделать однозначный вывод, что расходы были произведены.

4)         Сроки хранения входящих документов, относящихся к архивным, утверждены Приказами Росархива от 20.12.2019 N 236 и от 28.12.2021 N 142. В отношении иных документов, не относящихся к архивным, организация вправе самостоятельно установить срок хранения.

Документы (расчеты, заключения, справки, переписка) к договорам, соглашениям, контрактам хранятся в течении 5 лет (Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236).

При отсутствии какого-либо документа, запрашиваемого согласно требования ИФНС, следует направить сообщение об отсутствии такового. Отсутствие контактов (переписки) допустимо, например, если переговоры проводились по средствам телефонной связи.