Вопрос: организация оплачивает санаторно-курортные услуги за своих сотрудников, а также за членов их семей напрямую санаторию. В конце каждого месяца санаторий предоставляет акт выполненных работ с перечнем лиц которым были указаны санаторно-курортные услуги и их стоимостью, а также обратные талоны к путевкам на этих лиц. Стоимость проезда к месту санаторно-курортного лечения и обратно сотрудники оплачивают самостоятельно, а позже организация компенсирует им эти расходы.
1. Какие будут проводки и статья затрат по учету расходов на санаторно-курортное лечение и проезд сотрудников и членов их семей.
2. Какими документами оформить. Нужны ли документы, подтверждающие степень родства членов семьи от сотрудника.
3. Налоговые последствия для сотрудников и организации.

В ответ на Ваш вопрос сообщаем:

Стоимость услуг по санаторно-курортному лечению (включая расходы на проживание и питание) работников и членов их семей можно признать в налоговом учете, если одновременно выполняются следующие условия (п. 24.2 ч. 2 ст. 255 НК РФ):

  • услуги оказываются на территории России следующим лицам:
    • работникам;
    • их супругам;
    • родителям работников;
    • детям работников (в том числе усыновленным) или подопечным в возрасте до 18 лет, а если дети или бывшие подопечные обучаются очно — до 24 лет;
  • расходы на каждого работника или члена его семьи не превышают 50 000 руб. в год. В эту сумму включаются расходы и на санаторно-курортное лечение, и на организацию туризма и отдыха;
  • сумма расходов на туризм, отдых и санаторно-курортное лечение работников и членов их семей вместе с расходами по договорам на оказание медуслуг сроком не менее года и расходами на ДМС застрахованных работников составляет не более 6% от суммы расходов на оплату труда. При расчете этого показателя все перечисленные расходы не включаются в сумму расходов на оплату труда (п. 16 ст. 255 НК РФ).

НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы. Документы, подтверждающие расходы, должны быть оформлены согласно требованиям российского законодательства или обычаям делового оборота на территории иностранного государства, если расходы понесены за рубежом (п. 1 ст. 252 НК РФ, Письма Минфина России от 19.01.2024 N 03-03-06/1/3797, от 24.10.2022 N 03-03-06/1/102637, от 18.01.2022 N 03-03-06/1/2338, от 07.07.2021 N 03-03-06/1/53730).

Расходы могут быть подтверждены, в частности:

  • договором на осуществление санаторно-курортного лечения или счетом на приобретение путевок. При этом в п. 24.2 ст. 255 НК РФ не содержится положений, предусматривающих условие о том, с кем работодатель должен заключить договор на оказание таких услуг (Письмо Минфина России от 04.04.2022 N 03-03-06/1/27712);
  • калькуляцией стоимости путевки;
  • заявлением работника на компенсацию понесенных им затрат, если производится компенсация затрат работнику;
  • документами, подтверждающими оплату работником стоимости санаторно-курортного лечения (кассовый чек, приходный кассовый ордер, платежное поручение);
  • документами, подтверждающими родственные связи (свидетельства о браке, о рождении и др.), если понесены расходы на санаторно-курортное лечение родственников работника;
  • справкой из учебного заведения о том, что ребенок, в том числе усыновленный (или бывший подопечный), обучается по очной форме обучения.

НДФЛ не облагается полная или частичная оплата (компенсация) стоимости путевки работнику, членам его семьи, детям до 18 лет (обучающимся по очной форме обучения — до 24 лет), не являющимся членами семьи сотрудника (например, племяннику сотрудника), при одновременном выполнении следующих условий (п. 9 ст. 217 НК РФ):

  • путевка оплачена за счет:
    • организации (индивидуального предпринимателя);
    • средств от деятельности на специальных налоговых режимах;
    • бюджетных средств, в том числе за счет средств СФР;
    • средств религиозных и иных некоммерческих организаций, указанных в п. 9 ст. 217 НК РФ;
  • услуги по путевке предоставляет санаторно-курортная или оздоровительная организация, которая находится на территории РФ. Документами, которые подтверждают санаторно-курортный или оздоровительный статус организации, могут являться лицензия организации, учредительные документы, содержащие указание на вид деятельности, осуществляемой организацией (Письмо ФНС России от 11.08.2014 N ПА-4-11/15746@);
  • путевка не является туристской. Это требование не относится к путевкам для детей младше 18 лет (младше 24 лет, если они обучаются по очной форме обучения в образовательных организациях);
  • оплата путевки подтверждена, например, договором с санаторно-курортной (оздоровительной) организацией, платежными документами (Письмо Минфина России от 19.09.2014 N 03-04-06/46990).

Если вы предоставили одному и тому же лицу несколько путевок в одном налоговом периоде, необходимо выбрать, какую из них вы не будете облагать налогом, поскольку такое освобождение от НДФЛ можно применить однократно (Письмо Минфина России от 29.01.2024 N 03-04-09/6841).

НДФЛ не облагается только сумма платы (компенсации) за путевку. Все дополнительные расходы на приобретение и использование путевки облагаются НДФЛ, в частности:

  • комиссия, которую организация уплатила агенту при покупке путевки (Письмо ФНС России от 25.07.2014 N БС-4-11/14505);
  • стоимость проезда к месту санаторно-курортного лечения (Письма Минфина России от 26.09.2019 N 03-04-09/74123, от 28.09.2016 N 03-04-05/56564).

На стоимость путевки, приобретенной для работника, нужно начислить страховые взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ. Оплата стоимости путевки для члена его семьи не облагается взносами, поскольку работодатель не состоит в трудовых отношениях с родственником работника (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, Письма Минфина России от 19.04.2023 N 03-04-06/35707 (п. 2), от 24.08.2022 N 03-04-06/82478 (п. 2)).

Оплата проезда к месту санаторно-курортного лечения и обратно облагается страховыми взносами независимо от источника финансирования такой оплаты. Если указанная оплата произведена за членов семьи работников, страховые взносы с нее не взимаются (так как это оплата за физлиц вне трудовых отношений) (Письмо Минфина России от 12.04.2018 N 03-15-06/24316).

Расходы на проезд в отношении услуг по санаторно-курортному лечению в п. 24.2 ст. 255 НК РФ не поименованы, поскольку никак к таким услугам не относятся.

В то же время п. 7 ст. 255 НК РФ предусматривает возможность учета затрат на оплату (компенсацию) проезда к месту проведения отпуска и обратно работников и лиц, находящихся на их иждивении. Для этого должны выполняться следующие условия:

  • обязанность работодателя оплачивать проезд работников к месту отпуска установлена законодательством;
  • оплата (компенсация) стоимости проезда предусмотрена коллективными, трудовыми договорами или локальными нормативными актами организации;
  • имеются проездные документы, подтверждающие расходы.

В других случаях стоимость проезда работников и/или членов их семей к месту санаторно-курортного лечения и обратно учитывать в расходах при расчете налога на прибыль нельзя (п. 29 ст. 270 НК РФ).

Бухгалтерские проводки могут быть следующими*:

Дт 76 Кт 51 – оплачены услуги по санаторно-курортному лечению;

Дт 91 Кт 73(76) – отражены затраты по оплате услуг;

Дт 70 Кт 68 – удержан НДФЛ за санаторно-курортные услуги с сотрудника (если в год выдано несколько путевок);

Дт 26 Кт 69 – начислены взносы;

Расходы по возмещению проезда предусмотренные ЛНА:

Дт 26 Кт 70 – начислена компенсация проезда;

Дт 26 Кт 69 – начислены страховые взносы;

Дт 70 Кт 68 – НДФЛ с суммы компенсации;

Дт 70 Кт 51 – выплачена компенсация.

Расходы по компенсации проезда НЕ предусмотренные ЛНА:

Дт 91 Кт 73 – начислена компенсация проезда;

Дт 91 Кт 69 – начислены страховые взносы;

Дт 73 Кт 68 – НДФЛ с суммы компенсации;

Дт 73 Кт 51 – выплачена компенсация.

* Бухгалтерские проводки составлены с использованием материалов СПС КонсультантПлюс и не препятствует руководствоваться нормами законодательства и учетной политики организации, отличающимися от изложенной трактовки.

Таким образом, расходы на приобретение услуг санаторно-курортного лечения для сотрудников и членов их семей включается в расходы по налогу на прибыль при соблюдении вышеуказанных условий.

В случае приобретения данных услуг для сотрудника  необходимо начислить страховые взносы, как со стоимости путевки, так и со стоимости компенсации расходов на проезд. В отношении путевки, приобретенной для члена семьи сотрудника, а так же в отношении компенсации расходов на проезд, страховые взносы не начисляются.

НДФЛ не возникает однократно в отношении стоимости путевки сотрудника и членов семьи. Если сотруднику (члену семьи) неоднократно в течении года предоставлялись услуги санатория, то сумма путевки облагается НДФЛ по общим правилам. Так же с суммы компенсации расходов на проезд до санатория необходимо удержать НДФЛ.

Компенсация расходов на проезд до санатория включается в налог на прибыль, в частности, если данное обязательство установлено ЛНА или коллективным договором, а так же организации предоставлены подтверждающие документы. В ином случае сумма компенсации  не учитывается в налоге на прибыль.