Вопрос: сотрудник по корпоративной карте снял 10000. Чек не предоставил. В бухгалтерии приняли авансовый отчет до документу расхода- снятие денег из банкомата. Сумму 10000 поставили на счет 91,2Расходы, не учитываемые для целей налогообложения. ДТ91,02 Кт71,01. Является ли это натуральным доходом и нужно ли с сотрудника с этой суммы удержать НДФЛ и страховые вносы?
Ответ: суммы на корпоративных картах — это деньги организации. Средствами, полученными работниками на какие-либо цели, они еще не являются (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.07.2011 N А05-11476/2010).
В случае, если сотрудник снимает денежные средств с корпоративной карты, то эти деньги считаются выданными подотчет. Соответственно, по таким суммам сотрудник должен отчитаться по авансовому отчету и представить оправдательные документы (накладные, билеты, счета гостиниц и т.д.). Так же необходимо предоставить квитанцию (чек) банкомата, либо квитанцию электронных терминалов (слипы), если оплата проходила через них (Письма Минфина России от 06.10.2017 N 03-03-06/1/65253 и от 06.04.2015 N 03-03-06/2/19106).
Подтверждением оплаты организации или ИП для которых денежные средства снимал сотрудник может быть не только чек ККТ. Есть судебные акты, из которых следует, что отсутствие кассового чека при наличии других подтверждающих документов не дает оснований для включения подотчетной суммы в базу по НДФЛ.
Например, в Постановлении ФАС Московского округа от 24.02.2010 N КА-А40/669-10 по делу N А40-46422/09-112-282 суд отклонил довод налогового органа о том, что при отсутствии кассового чека сумма аванса, выданного работнику под отчет на хозяйственные расходы, облагается НДФЛ. Кроме того, работник представил товарные чеки, которые были признаны судами первой и апелляционной инстанций достоверными документами, подтверждающими произведенные сотрудником расходы.
Подотчетные деньги, по которым нет подтверждающих документов, являются доходом лица. Они подлежат включению в налоговую базу по НДФЛ, а также являются объектом обложения страховыми взносами. В данном случае суды, как правило, поддерживают налоговых инспекторов. Они руководствуются позицией Верховного Суда, изложенной в Определении от 03.02.2020 N 310-ЭС19-28047. Верховный Суд согласился, что при отсутствии документов, подтверждающих расходование принятых под отчет денежных средств, эти средства должны быть признаны доходом физического лица с последующим удержанием НДФЛ.
Исходя из вышеизложенного, сотрудник может подтвердить расходование снятых денежных средств не только чеком ККТ, но и иными документами, например, товарным чеком. Если подтверждающие документы (товарный чек, чек ККТ, билет и тд.) отсутствуют, то сумма считается доходом лица и с данной суммы организации необходимо начислить и удержать НДФЛ и страховые взносы.
