Личный транспорт директора в рабочих целях: практика Линии Консультаций

Вопрос: Учредитель является и директором и главным бухгалтером в организации. Использует личный транспорт в рабочих целях. Сдает это транспортное средство в аренду по договору аренды без экипажа. Нужно ли оформлять путевые листы. Как производить компенсацию за использование личного транспорта. Если а/м сдан в аренду может ли его использовать владелец (директор/гл.бухгалтер.). Приобретение  ГСМ (авансовый отчет, корпоративные карты) . Можно ли установить разъездной вид работ с использованием личного транспорта/сданного в аренду.

Ответ: при заключении договора аренды транспортного средства не важно, арендуете вы автомобиль у директора, обычного сотрудника или у другого физлица, — налоги и взносы считаются одинаково. Важен вид договора аренды транспортного средства — с экипажем или без экипажа.

При заключении договора аренды без экипажа, если иное не предусмотрено договором, арендатор несет расходы, возникающие в связи с эксплуатацией арендованного автомобиля, а также расходы на его содержание и страхование, включая страхование своей ответственности (ст. ст. 636, 646 ГК РФ).

При этом в полисе ОСАГО необходимо учесть количество лиц, которые будут допущены к управлению автомобилем (если предполагается, что помимо собственника автомобиля им будет управлять иное лицо) (п. 2 ст. 15 Закона от 25.04.2002 N 40-ФЗ).

Расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, такие как затраты на приобретение ГСМ, мойку, шиномонтаж, вы сможете учесть, только если в договоре аренды отсутствует условие о том, что такие расходы несет арендодатель (п. 1 ст. 252 НК РФ, ст. ст. 636, 646 ГК РФ). Затраты на техническое обслуживание вы сможете учесть, только если вы арендуете автомобиль по договору аренды без экипажа (п. 1 ст. 252 НК РФ, ст. 644 ГК РФ). В ином случае обязанность по поддержанию надлежащего технического состояния возложена на арендодателя и ваши расходы на эти цели не будут признаны экономически обоснованными (п. 1 ст. 635, ст. 634 ГК РФ).

Корпоративная карта представляет собой банковскую карту, выпущенную банком-эмитентом по договору банковского счета с клиентом — организацией или индивидуальным предпринимателем — для оплаты расходов, связанных с их предпринимательской деятельностью, в том числе ГСМ (п. п. 1.5, 2.5 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П). Денежные средства на корпоративной карте являются денежными средствами организации.

Следовательно, расходы на приобретение ГСМ по корпоративным картам учитываются при определении налоговой базы, если они экономически оправданны и имеют документальное подтверждение (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ). Суммы НДС, заявленные поставщиками товаров, работ, услуг, оплаченных корпоративной картой, могут быть приняты к вычету при соблюдении условий ст. 169, п. 2 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК РФ.

Покупка ГСМ за наличные денежные средства возмещаются по средствам предоставления чеков/накладных и оформленного авансового отчета.

По мнению контролирующих органов обоснованность расходов на ГСМ подтверждает в том числе и путевой лист ( Письмо Минфина РФ от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354, Письмо Минтранса России от 14.05.2019 N ДЗ/10239-ис «О заполнении путевых листов», п. 1 ст. 252 НК РФ). Согласно Письму Минфина России от 21.06.2023 N 03-03-06/1/57550 для документального подтверждения расходов на приобретение топлива для служебных автомобилей налогоплательщику необходимо руководствоваться перечнем реквизитов и порядком оформления или формирования путевых листов, утвержденными приказом Минтранса России от 28.09.2022 N 390.

НК РФ не требует нормировать расходы на ГСМ для налога на прибыль. Нормы Минтранса по расходу топлива и смазочных материалов для целей налогообложения необязательны. Это признает и Минфин (Письма от 22.03.2019 N 03-03-07/19283, от 27.09.2018 N 03-11-11/69335).

Путевой лист оформляет или формирует собственник либо владелец автомобиля (п. 10 Состава сведений и порядка оформления или формирования путевого листа). По договору аренды транспортного средства без экипажа эксплуатацию (коммерческую и техническую) арендованного автомобиля осуществляет арендатор (ст. ст. 642, 645 ГК РФ). Следовательно, при аренде автомобиля без экипажа составлять путевой лист должен арендатор. По мнению судей, арендатор не должен оформлять путевые листы только при заключении договора аренды с экипажем (Постановление АС УО от 29.06.2021 N Ф09-3984/21 по делу N А60-5524/2020).

Служебный характер поездок можно подтвердить не только путевым листом, но и другими документами. Например, приказами, актами, и т. д. Но проще обосновать производственный характер поездок данными путевого листа. Так как в его форме есть все необходимые показатели. Если организация примет решение об использовании иного документа в части служебных поездок, то данное решение и форму необходимо утвердить.

Так же необходимо учесть, что водитель обязан проходить предрейсовые медосмотры (п. 1,  п. 2 ст. 20, п. 3 ст. 23, ФЗ № 196  от 10.12.1995 (ред. от 14.04.2023)). В путевом листе ставится отметка о его прохождении. Отсутствие предрейсовых медосмотров сотрудников компании, которые используют служебный автомобиль, трудовая инспекция может квалифицировать как нарушение законодательства об охране труда. Поскольку, по мнению трудовой инспекции, на них также распространяются требования о медосмотрах (Постановление Верховного Суда РФ от 19.12.2016 N 18-АД16-173).

Для того чтобы избежать споров с трудовой инспекцией по поводу обязательных медосмотров работников, управляющих служебными автомобилями, и избежать штрафов, в трудовом договоре с работниками не надо прописывать в качестве трудовой функции управление транспортным средством ст. 57 ТК РФ. Поскольку это трудовая функция водителя. Целесообразнее указать, например, что коммерческий директор (главный бухгалтер, менеджер и тд.) обязан проводить встречи с партнерами как в офисе работодателя, так и в офисах партнеров.

С доходов работника в виде арендной платы организация удерживает НДФЛ. Суммы компенсационных выплат не облагаются НДФЛ при наличии подтверждающих документов (ст. 188 ТК РФ; п. 1 ст. 217, п. 1 ст. 224, п. 1 ст. 225, п. 1 ст. 226 НК РФ).

Взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ по договору аренды ТС без экипажа не начисляются. Этот договор связан с передачей имущества в пользование (ст. 642 ГК РФ), а выплаты по таким договорам не облагаются страховыми взносами на основании п. 4 ст. 420 НК РФ (Письмо Минфина России от 01.11.2017 N 03-15-06/71986).

Таким образом, при заключении договора аренды без экипажа НДФЛ будет начисляться на сумму арендной платы. Страховыми взносами данная выплата не облагается. Обязанность по оформлению путевых листов или иных документов, подтверждающих факт служебной поездки, возлагается на арендатора. Использовать арендованное транспортное средство может любой сотрудник организации. Чтобы избежать обязанности проходить ежедневный медосмотр стоит включить в трудовой договор возможность служебных обязанностей за пределами организации (например, переговоры в офисе партнера).  Служебные поездки подтверждаются путевым листом или иным документов, закрепленным в организации. Однако контролирующие органы указывают что расходы на ГСМ подтверждается в том числе путевым листом с указанием всех необходимых реквизитов.

Если в коллективном или трудовом договоре с работником установлено, что его работа по занимаемой должности осуществляется в пути или имеет разъездной характер, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов работника, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в случае их документального подтверждения (Письма Минфина России от 27.04.2022 N 03-04-06/38439, от 23.03.2021 N 03-04-06/20746, от 24.02.2021 N 03-04-06/12696). Под определение «разъездной характер работ» подпадает трудовая функция работника, при которой он постоянно выполняет должностные обязанности за пределами своей организации (курьер, водитель). Так же данный характер работ не устанавливает обязанность использовать служебный или личный транспорт.