Вопрос: при внутреннем аудите в бюджетной образовательной организации выявили, что у одного работника руководящего состава вместо 56 дней отпуска предоставлялось 28 дней. В целом сотрудник работает более 5 лет на данной должности, но при смене руководителя по условиям трудового договора с ним прерывали трудовой договор 3 раза. По тем трудовым договорам, где у него были неправильно определены в дни отдыха прекращены трудовые отношения. По соглашению сторон работодатель готов компенсировать дни отдыха по прекращенным трудовым договорам.
Вопрос: 1. За какой период работник может получить выплату за неотгуленные дни закрытых трудовых договоров? 2. К какому виду выплат это возмещение будет относиться? 3. Какими документами необходимо эту выплату оформить? Как в бухгалтерском учете бюджетной организации эту выплату отразить? 4. Будет ли входить данная выплата в средний заработок. какими документами оформить такую выплату?
В ответ на Ваш вопрос сообщаем:
- Работник может получить выплату за все неиспользованные отпуска.
Независимо от основания увольнения работнику положены заработная плата (включая компенсационные и стимулирующие выплаты) и денежная компенсация за неиспользованный отпуск (если он остался). Компенсации подлежат неиспользованные отпуска за все годы работы (ч. 4 ст. 84.1, ч. 1 ст. 127, ч. 1 ст. 129, ч. 1 ст. 140 ТК РФ, Письмо Минтруда России от 25.01.2021 N 14-2/ООГ-521).
Таким образом, работнику должна быть выплачена компенсация за неиспользованные отпуска за все 5 лет работы.
- В данном случае данную выплату можно квалифицировать как возмещение ущерба работнику. Выплата компенсации за неиспользованные отпуска не является заработной платой, но относится к обязательной выплате, производимой при окончательном расчете с работником в день его увольнения.
Так, согласно ч. 1 ст. 129 ТК РФ заработная плата (оплата труда работника) — вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).
Однако, так же, как и зарплату, компенсацию за неиспользованный отпуск нужно выдать работнику в день увольнения (ст. 140 ТК РФ). Если же этот срок был пропущен, работодатель обязан выплатить сотруднику компенсацию за задержку выдачи указанной суммы в размере не ниже 1/150 действующей в это время ключевой ставки ЦБ РФ от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Такой порядок установлен ст. 236 ТК РФ.
- Основанием для выплаты может быть приказ (распоряжение) руководителя.
Трудовой кодекс РФ не содержит прямого указания на обязательность оформления приказа о выплате денежной компенсации за задержку заработной платы. Однако работодатель в соответствии с локальными актами может предусмотреть необходимость его издания. Такой приказ составляется в произвольной форме. В нем необходимо отразить основание для выплаты (денежная компенсация за задержку выплаты заработной платы или другой выплаты) и конкретный период, за который выплачивается денежная компенсация. С данным приказом, как и с остальными приказами по личному составу, необходимо ознакомить работника под подпись.
В бухучете начисление компенсации отражается на основании на основании бухгалтерской справки (ф. 0504833) (п. 18 Инструкции N 157н, Методические указания N 52н).
Выплаты, своевременно не начисленные сотруднику и выплаченные после его увольнения, в том числе на основании решения суда, отражаются по КВР и КОСГУ как выплаты «действующему» сотруднику (Письмо Минфина России от 28.02.2024 N 02-05-07/17605).
При этом доначисление компенсации за неиспользованный отпуск за прошлые годы отражаются в учете как исправление ошибок прошлых лет. Если они выявлены в ходе контрольных мероприятий и не корректируют показатели на счетах финансового результата (п. 281 Инструкции N 157н):
— на соответствующих счетах аналитического учета счета 0 304 66 000 «Иные расчеты года, предшествующего отчетному, выявленные по контрольным мероприятиям» отражайте исправительные бухгалтерские записи по ошибкам года, предшествующего году их исправления (за 2024 год);
— на соответствующих счетах аналитического учета счета 0 304 76 000 «Иные расчеты прошлых лет, выявленные по контрольным мероприятиям» отражайте исправительные бухгалтерские записи по ошибкам, допущенным ранее прошлого года (до 2024 года).
| Содержание операций | Дебет | Кредит | Обоснование |
| Начисление компенсации за неиспользованный отпуск за прошлые годы | 0 109 60 211 | 0 304 66 737 | Пункт 281 Инструкции N 157н, п. 17 разд. V Методических рекомендаций по применению Федерального стандарта N 274н. Отсутствующие в Инструкциях корреспонденции счетов рекомендуем согласовать с финансовым органом или учредителем (п. 4 Инструкции N 174н, п. 5 Инструкции N 183н) |
| 0 304 66 737 | 0 302 11 737 | ||
|
Начисление страховых взносов |
0 109 60 213 | 0 304 66 737 | |
| 0 304 66 737 | 0 303 06 731 | ||
| 0 109 60 213 | 0 304 66 737 | ||
| 0 304 66 737 | 0 303 15 731 | ||
| Удержание НДФЛ | 0 302 11 837,
0 304 86 832 |
0 304 86 732,
0 303 01 731 |
|
| Перечисление суммы компенсации за неиспользованный отпуск на банковскую карту работника | 0 302 11 837 | 0 201 11 610 | Пункты 129, 85 Инструкции N 174н, п. п. 157, 88 Инструкции N 183н, п. 367 Инструкции N 157н |
| Забалансовый счет 18 |
Компенсация за задержку выплаты компенсации за отпуск является материальной ответственностью работодателя. По мнению Минфина России, такие расходы следует относить на подстатью 296 «Иные выплаты текущего характера физическим лицам» КОСГУ (п. 10.9.6 Порядка N 209н, п. 2.5 Методических рекомендаций к Порядку N 209н, направленных Письмом Минфина России от 29.06.2018 N 02-05-10/45153, Примеры и особенности отнесения отдельных операций на соответствующие статьи (подстатьи) КОСГУ).
Затраты на выплату компенсации за задержку выплаты отражайте по КВР 853 «Уплата иных платежей», в том числе и при выплатах на основании вступивших в силу решений суда (п. 53.8.6.3 Порядка N 82н (ранее при разъяснении применения КВР по Порядку N 132н на это указывал Минфин России в Письме от 20.03.2019 N 02-05-10/18950. Положения данного Письма, по нашему мнению, можно применять в период действия Порядка N 82н)).
| Проводка | Операция | |
| Дебет | Кредит | |
| 0 401 20 296 | 0 302 96 737 | Денежная компенсация за задержку выплаты заработной платы отнесена на расходы текущего финансового года |
| 0 401 20 296 | 0 303 XX 731 1 | Страховые взносы, начисленные на сумму компенсации, отнесены на расходы текущего финансового года |
| 0 302 96 837 | 0 201 11 610
(забалансовый счет 18) |
Компенсация перечислена на банковскую карту работника |
| 0 302 96 837 | 0 201 34 610
(забалансовый счет 18) |
Компенсация выдана работнику из кассы учреждения |
| 1 Применяются соответствующие код группы и код вида синтетического счета. |
- Компенсация за неиспользованные отпуска не будет учитываться при расчете среднего заработка.
Согласно нормам ст. 139 ТК РФ и п. 2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922, в расчете среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат.
Средний заработок — это исчисленная в установленном порядке средняя за расчетный период заработная плата работника. Для всех случаев, предусмотренных Трудовым кодексом РФ, установлен расчетный период 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в котором сохраняется средний заработок (ст. 139 ТК РФ, п. 4 Положения о средней заработной плате).
Расчетный период не может выходить за рамки действующего трудового договора, и, соответственно, в среднем заработке не может быть выплат, произведенных за период действия предыдущего договора.
Кроме того, в расчете среднего заработка не участвуют выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, отпускные и т.д.) (п. 3, п. 5 Положения о среднем заработке).
Если нарушение о недоплате компенсации за неиспользованные отпуска отражено в итоговом документе, оформленном проверяющими по результатам внутреннего аудита, для выплаты достаточно оформить приказ руководителя, заявление работника в этом случае не требуется.
