Вопрос: надо ли распечатывать первичные документы, если они есть в 1С и в программе Калуга Астрал и есть электронная подпись?

Ответ:

Распечатывать первичные документы, регистры бухгалтерского учета необходимо. Бухгалтерские программы являются помощниками по их созданию и не предназначены для хранения.

Если речь идет об электронном первичном документе, то внутренние документы организации с простой или усиленной неквалифицированной ЭП хранятся в специальном хранилище, если это предусмотрено учетной политикой, внешние — если есть соглашение с контрагентом о применении таких документов.

Обоснование:

Первичный документ — бумажный или электронный документ, подтверждающий факт хозяйственной жизни: покупку или продажу товаров, выплату денег, перемещение материалов, начисление резервов. На его основе делают бухгалтерские проводки, признают доходы и расходы в налоговом учете.

Первичные учетные документы должны содержать обязательные реквизиты, приведенные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. К ним относится, в частности, подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Перечень лиц, которые вправе подписывать первичные учетные документы, устанавливает руководитель организации (п. 16 ФСБУ 27/2021).

Составить первичный учетный документ вы можете как в бумажной, так и в электронной форме (ч. 5 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).

Если вы создаете документы на бумажном носителе, записи в них производите средствами, которые обеспечивают сохранность записей в течение установленного срока хранения документов (п. 13 ФСБУ 27/2021). Это могут быть чернила, шариковая ручка.

При составлении документов в электронном виде необходимо обеспечить возможность изготовления их копий на бумажном носителе. Электронные документы подписывайте электронной подписью с учетом требований Закона об электронной подписи. Виды электронных подписей согласуйте с другими участниками электронного взаимодействия (п. п. 14, 17 ФСБУ 27/2021).

Как видим, первичные документы должны содержать подписи уполномоченных лиц.

Бумажный первичный документ

Если документооборот в бухгалтерии организации происходит в бумажном виде, то наличие их в программе 1С не обеспечивает содержание всех реквизитов, которыми должны обладать первичные документы.

Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета храните в порядке, установленном п. п. 23 — 27 ФСБУ 27/2021.

Для этого храните подлинники документов бухучета в том виде, в котором они были составлены. Запрещено переводить документы, составленные на бумажном носителе, в электронный вид для последующего хранения.

Обеспечьте безопасные условия хранения документов и их защиту от изменений (ч. 3 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете).

 Электронный первичный документ

Электронный первичный документ можно принять к учету и подтвердить им расходы для налога на прибыль, если он подписан УКЭП. Внутренние документы организации с простой или усиленной неквалифицированной ЭП можно принять к учету, если это предусмотрено учетной политикой, внешние — если есть соглашение с контрагентом о применении таких документов (ст. 6 Закона об электронной подписи, п. 17 ФСБУ 27/2021, Письмо Минфина от 14.11.2022 N 03-03-06/1/110658).

В соответствии с п. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ первичный учетный документ должен быть составлен на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа. В какой форме составлять первичный документ, организация решает самостоятельно.

Если документ составляется в электронном виде, то он заверяется электронной подписью. При составлении документа в электронном виде нужно обеспечить возможность изготовления копий таких документов на бумажном носителе (п. 14 ФСБУ 27/2021).

Применение электронной подписи регулируется положениями Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ).

Если использование конкретного вида ЭП не предусмотрено законодательно, то виды электронной подписи документов бухучета, составляемых в электронном виде, устанавливаются налогоплательщиком из числа предусмотренных Законом N 63-ФЗ. Виды электронной подписи первичных учетных документов, составляемых в электронном виде налогоплательщиком совместно с другими участниками электронного взаимодействия, определяются соглашением налогоплательщика с этими участниками (п. 17 ФСБУ 27/2021).

Первичный документ, составленный в электронном виде, может быть принят к учету, только если он подписан электронной подписью ответственных лиц с соблюдением условий ст. 6 Закона N 63-ФЗ.

Так, согласно ч. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ квалифицированная электронная подпись практически во всех случаях будет равнозначна собственноручной подписи. То есть электронный документ, содержащий квалифицированную подпись, принимается к исполнению (к сведению) наравне с документом на бумажном носителе. Исключение составляют ситуации, когда федеральными законами или иными нормативными правовыми актами установлено прямое требование о составлении документов только на бумаге. На это указывает и Минфин России, разъясняя возможность применения в том числе ЭЦП (см., например, Письма от 13.06.2023 N 03-03-06/1/54117, от 04.10.2022 N 03-03-06/1/95482, от 14.09.2020 N 03-03-06/1/80452, от 27.03.2020 N 03-03-06/1/24411, от 13.02.2020 N 03-03-07/9888).

Электронные документы, подписанные простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью в рамках соглашений между участниками электронного взаимодействия, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью (Письмо Минфина России от 05.05.2015 N 07-01-06/25701). При этом электронный документооборот возможен, если между хозяйствующими субъектами заключено юридически действительное соглашение. Условия такого соглашения должны соответствовать требованиям Закона N 63-ФЗ (Письмо ФНС России от 20.02.2018 N ЕД-4-15/3372).

Порядок организации архива электронных документов

Хранение электронных архивных документов осуществляется в системе хранения электронных документов и (или) на физически обособленных носителях (п. п. 4, 132 Правил N 77).

Нормативными актами организации в части хранения электронных архивных документов устанавливаются требования (п. 131 Правил N 77):

  • к обеспечению сохранности электронных архивных документов;
  • поддержанию юридической значимости в течение установленных сроков хранения;
  • разграничению прав доступа к электронным архивным документам;
  • порядку приема-передачи электронных архивных документов;
  • использованию электронных архивных документов;
  • использованию электронной подписи при архивном хранении.

Порядок и сроки передачи электронных архивных документов на архивное хранение установлены п. 47 Правил N 77.

Хранение первичных документов

Первичные документы хранят в том виде, в котором они были составлены: бумажные только в бумажном без перевода в электронный вид; электронные — в электронном, распечатывать их не надо (п. 24 ФСБУ 27/2021).

Таким образом, не надо распечатывать электронные первичные документы. И если есть соглашение с контрагентами об обмене электронными документами, то распечатывать их не нужно. Главное обеспечить их сохранность, чтобы была возможность их распечатать.

 Регистры бухгалтерского учета

Регистры бухгалтерского учета — документы, обобщающие и систематизирующие данных первичных документов. Обязательных форм регистров нет (ст. 10 Закона о бухгалтерском учете).

Традиционно регистры ведут по отдельным счетам и субсчетам. Примеры таких регистров в бухгалтерских программах: карточка счета, оборотно-сальдовая ведомость по счету.

Бухгалтерские программы позволяют сформировать и распечатать регистры со всеми обязательными реквизитами. Они подходят для того, чтобы представить их по требованию инспекции.

В соответствие с ч. 4 ст. 10 Закона о бухгалтерском учете:

Обязательными реквизитами регистра бухгалтерского учета являются:

1) наименование регистра;

2) наименование экономического субъекта, составившего регистр;

3) дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;

4) хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;

5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;

6) наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;

7) подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Составлять регистры бухгалтерского учета вы можете на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа (ч. 6 ст. 10 Закона о бухгалтерском учете).

Виды электронной подписи документов бухгалтерского учета, составляемых в виде электронного документа, устанавливаются экономическим субъектом из числа предусмотренных Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи», если требование об использовании конкретного вида электронной подписи в соответствии с целями ее использования не предусмотрено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами (п. 17 ФСБУ 27/2021).

 Электронный документооборот

Электронный документооборот представляет собой способ обмена и работы с документами, оригиналы которых формируются в электронном виде. Особенности электронного документооборота состоят в том, что электронные документы подписываются электронной подписью. Такой документ, подписанный ЭЦП, равен по своему значению документу на бумажном носителе при соблюдении определенных условий.

Электронный документооборот может применяться в бухгалтерском учете. Внутренний документооборот организации регулируется локальными актами организации.

Так, первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Но если по закону или договору требуется представить первичные учетные документы на бумаге другим лицам, государственным органам, то с электронного первичного учетного документа надо за свой счет сделать бумажную копию (ч. 5, 6 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).