Как правильно оформить многостраничный кадровый приказ: отвечает эксперт региональной ГИТ
Возможности: порядок оформления многостраничных кадровых приказов можно закрепить в ЛНА работодателя.
Риски: в целях снижения риска возникновения конфликтных ситуаций ввиду подмены листов документов эксперт рекомендует оформлять многостраничные кадровые приказы двусторонней распечаткой, прошнуровывая документ. В таком случае проставлять подписи и печати на каждой странице нет необходимости.
Законодательно утверждены унифицированные формы некоторых кадровых приказов: о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении, о предоставлении отпуска, направлении в командировку, поощрении. Они утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
В Консультации от 06.10.2023 эксперт региональной ГИТ отвечает на вопрос о порядке оформления многостраничных кадровых приказов.
В связи с тем, что законодательство не предусматривает обязательных требований к оформлению многостраничных кадровых приказов, работодатель вправе локальным нормативным актом организации установить собственные требования либо закрепить обязанность руководствоваться ГОСТ Р 7.0.97-2016.
В целях снижения риска возникновения конфликтных ситуаций ввиду подмены листов документов эксперт рекомендует оформлять многостраничные кадровые приказы двусторонней распечаткой, прошнуровывая документ (как способ скрепления листов) без проставления подписи и печати на каждой странице. В таком случае проставлять подписи и печати на каждой странице нет необходимости.
Возможность двусторонней печати подтверждена абз. 3 п. 3.2 ГОСТ Р 7.0.97-2016, согласно которому допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
На заметку: как составить локальный нормативный акт о кадровом делопроизводстве в организации, читайте в Готовом решении: Как организовать ведение кадрового делопроизводства в организации (КонсультантПлюс, 2023).
Обязан ли работодатель представлять бывшему работнику справку об условиях труда и характере работы
Риски: при получении от бывшего работника заявления о представлении ему справки об условиях труда и характере работы за период его профессиональной деятельности работодатель обязан выдать такую справку в течение трех дней.
В Консультации от 06.10.2023 эксперт Роструда рассмотрел ситуацию, когда бывший работник обратился к работодателю с заявлением о представлении ему справки об условиях труда и характере работы за период его трудоустройства у этого работодателя.
Эксперт разъясняет, что по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой, которые должны быть заверены надлежащим образом и представляться работнику безвозмездно (ст. 62 ТК РФ).
Работодатель обязан представить работнику сведения о его трудовой деятельности за период работы у работодателя способом, указанным в заявлении работника, поданном в письменной форме или направленном в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя, в срок не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления (ст. 66.1 ТК РФ).
Таким образом, работодатель обязан представить уволившемуся работнику, обратившемуся с письменным заявлением о представлении ему справки об условиях труда и характере работы за период его профессиональной деятельности у данного работодателя, такую справку в течение трех рабочих дней.
Также в рассматриваемой Консультации приведена судебная практика: в Определении ВС РФ от 07.12.2020 N 56-КГ20-8-К9 по вопросу о сроках выдачи копий документов о трудовой деятельности суд принял решение в пользу бывшего работника, то есть удовлетворил его требование о выдаче документов в трехдневный срок.
Военкомат отказал в ИТ-отсрочке от срочной службы: что делать
Возможности: разобраться, почему военкомат отказал в отсрочке от срочной службы ИТ-специалисту, поможет Минцифры. Для этого специалисту нужно отправить в Минцифры электронное письмо.
Граждане РФ, которые работают в аккредитованных ИТ-компаниях, вправе получить отсрочку от призыва на военную службу на период работы в этих организациях (п. 2 Указа Президента РФ от 02.03.2022 N 83). Для предоставления отсрочки необходимо, чтобы не позднее чем за 50 календарных дней до начала очередного призыва ИТ-компания направила в Минцифры список граждан с использованием Портала госуслуг. Отсрочку предоставляют призывные комиссии на основании списка граждан, который Минцифры должно направить в Минобороны не позднее чем за 30 календарных дней до начала очередного призыва.
В Информации от 13.10.2023 Минцифры сообщило, что необходимо предпринять ИТ-специалисту в случае отказа военкомата в отсрочке от срочной службы. Специалист должен направить на почту help@digital.gov.ru следующие данные:
- ФИО,
- название компании,
- номер заявления на Портале госуслуг,
- суть проблемы,
- мобильный телефон для связи,
- фото повестки (обязательно).
С чем могут быть связаны случаи отказа военкомата в отсрочке:
– компания не внесла специалиста в списки или ошиблась в данных,
– данные подали только в весенний призыв, а в осенний – забыли,
– специалист поменял военкомат, когда списки уже были поданы,
– специалист поменял место работы, и новый работодатель не успел подать списки.
На заметку: подробно о порядке получения ИТ-отсрочки также рассказано в Путеводителе по кадровым вопросам. Воинский учет в организации {КонсультантПлюс}.
ЦЕНТР ОПЕРАТИВНОГО КОНСУЛЬТИРОВАНИЯ ОТВЕЧАЕТ
Что нужно сделать работодателю, когда работник снимается с воинского учета?
Риски: при снятии работника с воинского учета работодатель должен сделать соответствующие отметки в карточке воинского учета и личной карточке на основании записи в военном билете.
Граждане снимаются с воинского учета по состоянию здоровья, в связи со сменой места жительства, длительным выездом за границу, а также по достижении предельного возраста пребывания в запасе. Снятие с воинского учета может осуществляться без личной явки в военный комиссариат (за исключением некоторых случаев). Подробно об этих основаниях рассказано в Ситуации: Каковы основания и порядок снятия граждан с воинского учета? (Электронный журнал «Азбука права», 2023) {КонсультантПлюс}.
Отметки о снятии с воинского учета в карточке воинского учета и личной карточке делаются работодателем на основании записи в военном билете (п. 33 Инструкции по воинскому учету).
Так, в карточках работников, достигших предельного возраста пребывания в запасе, в реквизите «Отметка о снятии с воинского учета» приводятся дата (например, «12.01.2023») и причина – «По возрасту». В третьем поле реквизита работник, осуществляющий воинский учет, ставит свою подпись.
В карточках работников, которые признаны негодными к военной службе по состоянию здоровья, запись делается аналогичным образом, но указывается причина «По состоянию здоровья». Реквизит заполняется на основании записи, сделанной в военном комиссариате в пп. 26 и 27 военного билета офицера запаса (п. 33 Инструкции по воинскому учету).
На заметку: разобраться во многих вопросах ведения воинского учета поможет Путеводитель по кадровым вопросам. Воинский учет в организации {КонсультантПлюс}
Сколько хранить документы воинского учета, в том числе документы уволенных работников?
Риски: организация обязана хранить документы воинского учета в соответствии со сроками, установленными Перечнем типовых управленческих архивных документов и Инструкцией по воинскому учету.
Документы воинского учета необходимо хранить в организации в течение сроков, предусмотренных Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденных Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее – Перечень типовых управленческих архивных документов).
Например, журналы проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе, должны храниться в течение 5 лет, начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение. Таков же срок хранения планов работы по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе (ст. 457, 459 Перечня типовых управленческих архивных документов, п. 4.1 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237). Карточки по форме N 10 нужно хранить 5 лет (п. 458 Перечня типовых управленческих архивных документов).
Сокращать эти сроки нельзя (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ, пп. 2.1, 4.3, 4.10 указанной Инструкции).
Необходимо также учитывать сроки хранения документов, установленные Инструкцией по воинскому учету. Например, согласно ее положениям вторые экземпляры списков граждан, пребывающих в запасе, хранятся в организации в течение одного года (п. 36 указанной Инструкции).
Правда ли, что работодателям надо оформлять информационный стенд по воинскому учету?
Риски: исходя из требований законодательства, информационный стенд по воинскому учету должен быть у каждого работодателя – организации.
Информационный стенд по воинскому учету оформляется в каждой организации (п. 9 Положения о воинском учете, п. 7 Перечня основных вопросов, по которым проверяется работа по ведению воинского учета). Требований к его оформлению в законодательстве не установлено, поэтому работодатель определяет их самостоятельно. Главное, чтобы была отражена вся необходимая информация для работников, подлежащих воинскому учету (например, порядок оформления документов для воинского учета, перечень лиц, уполномоченных на его ведение).
