Вопрос: если у нас сотрудник для исполнения служебных обязанностей (но не каждый рабочий день) использует свой личный автомобиль (ездит в Москву), то можем мы заключить с ним соглашение, чтобы платить ему надбавку (именно надбавку со всему налогами и взносами) за использование автомобиля и компенсировать ему расходы на ГСМ по путевым листам? Не хочется заключать договор аренды ТС с экипажем

Ответ: при использовании работником личного автомобиля в интересах работодателя и с его согласия работнику выплачивается компенсация и возмещаются соответствующие расходы, размер которых определяется письменным соглашением между работником и работодателем (дополнительным соглашением к трудовому договору) (ст. 188 ТК РФ ). Размер компенсации определяется договаривающимися сторонами.

Для оформления выплаты компенсации работнику необходимо согласовать использование личного автотранспорта в служебных целях с руководством организации, написать заявление. Учет служебных поездок необходимо вести в путевых листах.

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные автомобили для служебных поездок, являются приказ руководителя организации, заявление работника, а также копия свидетельства о регистрации автомобиля, принадлежащего работнику (Письмо Минфина России от 28.06.2012 N 03-03-06/1/326).

Не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных в том числе с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (п. 1 ст. 217 НК РФ).

Так как гл. 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядка их установления, для целей применения п. 1 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ.

Компенсационные выплаты, производимые в соответствии со ст. 188 ТК РФ организацией за использование личного автомобиля работника в интересах работодателя, освобождаются от обложения НДФЛ в соответствии с п. 1 ст. 217 НК РФ в размере, определенном соглашением сторон трудового договора.

При этом в целях освобождения от НДФЛ полученных доходов организация должна располагать копиями документов, подтверждающих право собственности работника на используемое имущество.  А также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя (Письмо Минфина России от 26.06.2020 N 03-04-05/55023).

Так же на сумму компенсации за использование личного автотранспорта в служебных целях не начисляются страховые взносы. При этом размер компенсации должен быть установлен в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему (ст. 188 ТК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ).

Если автомобиль не принадлежит работнику на праве собственности, то компенсация будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами (Письмо Минфина России от 24.11.2021 N 03-04-06/94831).

В целях налога на прибыль сумму компенсации за использование личного автотранспорта в служебных целях относят к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина от 27.01.2023 N 03-03-06/1/6339).

  • 1 200 руб. в месяц за автомобиль с двигателем 2 000 куб. см и меньше;
  • 1 500 руб. — с двигателем больше 2 000 куб. см

Компенсацию отражают бух. проводкой Д 26 (20, 44) — К 73.

Таким образом, использование сотрудником личного транспорта для выполнения работы подлежит компенсации по согласованию с работодателем. Сумма компенсации законодательно не ограничена и определяется в соглашении к трудовому договору. НДФЛ и страховыми взносами сумма компенсации не облагается при подтверждении права собственности на транспортное средство. Служебные поездки подкрепляются путевыми листами.