С 17 сентября 2023 года действует новый порядок работы с архивными документами
Риски: с 17 сентября 2023 года работать с архивными документами нужно по-новому, так как утверждены новые правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
С 21 сентября 2015 года до 16 сентября 2023 года включительно при организации хранения документов необходимо пользоваться правилами, установленными Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526.
Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77 с 17 сентября 2023 года установлены новые правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов (далее – Правила). Прежние правила упраздняются Приказом Минкультуры России от 08.08.2023 N 2367.
В частности, новыми Правилами конкретизированы нормы о создании архивных фондов, уточнены правила хранения электронных документов. В самостоятельные разделы помещены правила проведения экспертизы ценности документов, оформления ее результатов.
Основные требования к оформлению дел на бумаге для передачи в архив не меняются. В каждом из них должно быть не более 250 листов при толщине корешка в пределах 4 см. Документы подшивают на 4 прокола (в малоформатных делах – на 3) в твердую обложку (п. 51 Правил).
Порядок работы с электронными архивными документами конкретизировали и поместили в отдельную главу (гл. 10 Правил). Их можно хранить на физически обособленных носителях или в специальной системе хранения электронных документов – СХЭД (п. 132 Правил). Для хранения электронных архивных документов коммерческие организации могут пользоваться услугами третьих лиц (п. 133 Правил).
Обновлены формы документов, используемых при комплектовании архивов. В новой форме номенклатуры дел организации итоговую запись разделили на электронные дела и дела на бумажном носителе (приложение 1 к Правилам). В форме, установленной Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526, такого разграничения нет.
Запущен новый сервис «Стажировки и практики»: чем он полезен работодателям
Возможности: с помощью сервиса «Стажировки и практики» на Портале «Работа России» работодатели смогут провести предварительный отбор потенциальных работников среди студентов и выслать приглашения на стажировку.
Специальный порядок оформления стажировки студентов законом не предусмотрен. Для проведения стажировки как одной из форм реализации дополнительного профессионального образования с образовательной организацией заключается договор о сотрудничестве. Стажера принимают на работу по срочному трудовому договору на основании абз. 9 ч. 1 ст. 59 ТК РФ (п. 2 ч. 1, ч. 2 ст. 58 ТК РФ).
В начале 2023 года Минтруд анонсировал запуск нового сервиса «Стажировки и практики», который поможет работодателям делать предварительный отбор потенциальных работников и высылать приглашения для прохождения стажировки наиболее успешным соискателям со всей страны.
В Информации от 05.09.2023 на сайте Минтруда сообщается, что на Портале «Работа России» запущен сервис «Стажировки и практики». Образовательные организации, а также сами студенты смогут выбрать место для прохождения практики, заключить договор в электронном виде, а также оформить все необходимые документы. Сервис должен упростить процесс поиска и прохождения практики для студентов, а также облегчить работу учебных заведений и работодателей.
Подключение образовательных программ к сервису будет проходить поэтапно с учетом тестирования функционала сервиса.
На заметку: каким способом работодателю оформить стажера и как установить наставничество при стажировке, Вы можете узнать из Готового решения: Как оформить стажировку студентов (КонсультантПлюс, 2023).
Порядок оформления производственной (преддипломной) практики приведен в ответе на Вопрос: Как оформить производственную (преддипломную) практику студента без оплаты и с оплатой? (Консультация эксперта, 2023) {КонсультантПлюс}
Запись о работе занесена в раздел трудовой книжки о награждениях: Минтруд напомнил, что делать
Риски: работодатель, допустивший внесение неправильной записи в трудовую книжку, обязан самостоятельно устранить допущенное нарушение.
Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н утвержден Порядок ведения и хранения трудовых книжек (далее – Порядок). Из положений Порядка следует, что записи об увольнении вносятся в графу 3 раздела «Сведения о работе», а записи о награждении вносятся в графе 3 раздела «Сведения о награждении». В соответствии со ст. 22 ТК РФ работодатель обязан соблюдать трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, к которым в том числе относится Порядок.
В Письме от 15.08.2023 N 14-6/ООГ-5334 Минтруд сообщил, что работодатель, допустивший внесение неправильной записи, обязан устранить допущенное нарушение трудового законодательства. Если запись об увольнении внесена в раздел «Сведения о награждении», то работодатель, допустивший ошибку, должен исправить ее.
На заметку: в трудовой книжке ошибочные записи зачеркивать нельзя. Как правильно внести исправления в трудовую книжку, расскажет Путеводитель по кадровым вопросам. Трудовая книжка {КонсультантПлюс}. Примеры исправленных записей в трудовой книжке представлены в Типовой ситуации: Исправления и изменения в трудовой книжке: образцы записей (Издательство «Главная книга», 2023) {КонсультантПлюс}.
