Вопрос: Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета в бюджетных организациях. Сотрудник отправил заказное письмо (претензию по контракту) от имени нашего управления и оплатил своими средствами заказное письмо. Какими документами и по каким правилам мы (управление) можем возместить расходы?

В Письме Минфин России от 08.04.2022 N 02-06-10/32293 сказано, что  согласно положениям Инструкции N 157н на счете 20800 «Расчеты с подотчетными лицами» допускается отражение расчетов с сотрудником как по ранее выданным авансам, так и по компенсации задолженности по осуществленным им расходам без предварительной выдачи денежных средств.

Принимая во внимание, что в соответствии с пунктом 6 Инструкции N 157н, с пунктом 7 федерального стандарта бухгалтерского учета государственных финансов «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30 декабря 2017 г. N 274н, учреждение формирует свою учетную политику исходя из особенностей своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности, то субъект учета вправе самостоятельно при формировании учетной политики определить счет, на котором отражаются обязательства учреждения перед сотрудником в случае возмещения произведенных им расходов без предварительного получения денежных средств.

При этом в соответствии с пунктом 216 Инструкции N 157н сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается на счетах расчетов с подотчетными лицами согласно утвержденному руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) авансовому отчету подотчетного лица (ф. 0504505) и прилагаемым к нему документам, подтверждающим произведенные расходы.

Ранее аналогичные выводы содержало Письмо Минфина России от 30.09.2011 N 02-06-05/4406.

Таким образом, закрепите в учетной политике документальное оформление и правила учета расчетов с сотрудниками, в случае возмещения произведенных ими расходов без предварительного получения денежных средств.

По нашему мнению, наиболее просто оформлять ситуацию аналогично выдаче аванса подотчет с отражением возмещения на счете 20800 «Расчеты с подотчетными лицами» на основании  Авансового отчета и прилагаемым к нему документов, подтверждающих произведенные расходы.