Вопрос: можно ли отправлять и получать документы по ЭДО за старые периоды? Пример: Организация отправила20 мая документы по ЭДО за апрель (т.е дата документа 30.04.2025г ) . Срок выставления счет-фактур должен быть 5 дней. В каком периоде поставщик и покупатель должны отразить данный документ в книге покупок и продаж?

 

В ответ на Ваш вопрос сообщаем:

По ЭДО можно отправлять и подписывать документы за прошлый период, это напрямую не запрещено законодательством. При проверке ФНС может запросить пояснения, но сам факт отправки через ЭДО не запрещен. Для минимизации рисков лучше оформлять документы вовремя, а при просрочке — направлять их как можно быстрее.

Единственный момент в том, что при отправке фиксируется текущее время.
Документы будут считаться направленными и подписанными текущей датой.
Дата составления электронного документа считается дата его подписания ответственными лицами (абз. «а» п. 8 ФСБУ 27/2021).

В бухгалтерском учете доходы и расходы по электронным документам признаются на дату фактического оказания услуг, выполнения работ или поставки товара ( п. 6 ПБУ 9/99, п. 18 ПБУ 10/99, ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

В налоговом учете признание будет осуществляться на дату отправки и подписания в ЭДО. Для включения в состав расходов по налогу на прибыль, затраты должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (ст. 252 НК РФ). Налоговый вычет по НДС может быть заявлен только при наличии счета-фактуры (ст. 169 НК).

Поэтому есть моменты, по которым можно получить претензии с ИФНС, расхождение даты получения (подписи) документа уже отраженного в отчетности.
Лучше запоздавшие документы подписывать на бумажном носителе.

При направлении счета-фактуры за апрель (с датой 30.04.25) контрагенту 20 мая пятидневный срок выставления будет нарушен. Однако, НК РФ не предусмотрена ответственность за выставление счетов-фактур с опозданием.

Ответственность продавца за выставление счета-фактуры позже установленного срока не предусмотрена Налоговым кодексом РФ.

Однако если вы должны выставить счет-фактуру в текущем квартале, а сделаете это в следующем, то информация о нем не попадет в декларацию по НДС за текущий квартал. При проверке инспекция может сопоставить показатели ваших отчетов, выявить это несоответствие и затребовать пояснения. Так как плательщик не отразил свою совокупную обязанность на ЕНС до проведения проверки, ему нужно подать уточненную декларацию, доплатить ЕНП и пени по недоимке. При этом, если на момент представления уточненки положительное сальдо ЕНС превышает сумму соответствующей недоимки и пени, штрафов не будет (п. 3 ст. 11.3, ст. 75, пп. 1 п. 4 ст. 81 НК РФ).

В случае несоблюдения указанных выше условий при представлении уточненной налоговой декларации, увеличивающей ваши налоговые обязательства, основания для освобождения от ответственности, предусмотренной ст. 122 НК РФ, отсутствуют. При этом штрафа в размере 20 процентов от неуплаченной суммы НДС не будет, если со дня, когда наступил срок уплаты налога, до дня представления уточненной декларации на вашем ЕНС непрерывно было положительное сальдо и (или) имелись денежные средства, зачтенные в счет уплаты налога, в размере, достаточном для уплаты недоимки (п. 4 ст. 122 НК РФ).

Для покупателя нет негативных последствий при выставлении ему счета-фактуры позже срока. «Входной» НДС по такому счету-фактуре можно принять к вычету (п. 2 ст. 169 НК РФ, Письма Минфина России от 17.01.2022 N 03-03-06/1/1880, от 14.03.2019 N 03-07-11/16556, от 25.04.2018 N 03-07-09/28071).

Налоговая база по НДС при реализации налогоплательщиком товаров (работ, услуг), если иное не предусмотрено ст. 154 НК РФ, определяется как стоимость этих товаров (работ, услуг), исчисленная исходя из цен, определяемых в соответствии со ст. 105.3 НК РФ, с учетом акцизов (для подакцизных товаров) и без включения суммы налога (п. 1 ст. 154 НК РФ).

В целях гл. 21 НК РФ моментом определения налоговой базы в общем случае является наиболее ранняя из следующих дат (п. 1 ст. 167 НК РФ):

1) день отгрузки (передачи) товаров (работ, услуг), имущественных прав;

2) день оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг).

При реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, а также при получении авансов выставляются соответствующие счета-фактуры не позднее пяти календарных дней считая со дня отгрузки (со дня получения аванса) (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Регистрация счетов-фактур в книге продаж производится в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство.

В книге продаж регистрируются счета-фактуры независимо от даты их выставления покупателям и от даты их получения покупателями.

При необходимости внесения изменений в книгу продаж (после окончания текущего налогового периода) регистрация счета-фактуры производится в дополнительном листе книги продаж за налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура (п. п. 2, 3 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137).

В счете-фактуре следует указать фактическую дату его составления (Письмо Минфина России от 08.09.2021 N 03-07-09/72651). При этом дата счета-фактуры должна соответствовать любому дню в пределах пятидневного срока со дня оказания услуг. При оказании услуг аренды моментом оказания услуг признается последний день налогового периода (квартала), в котором оказываются услуги (Письмо Минфина России от 23.01.2019 N 03-07-11/3435). В связи с этим при оказании услуг по сдаче в аренду имущества счета-фактуры следует выставлять не позднее пяти дней считая со дня окончания налогового периода, в котором такие услуги оказаны (Письмо Минфина России от 04.04.2007 N 03-07-15/47 (направлено Письмом ФНС России от 28.04.2007 N ШТ-6-03/360@)). В рассматриваемой ситуации указанный срок был нарушен.

В отличие от бумажного документооборота при ЭДО четко фиксируются даты получения документов, и доказать факт отражения в отчетности операций без наличия оригиналов соответствующих первичных документов не составит труда.

Если подтверждающие документы и счета-фактуры успеют поступить до сдачи отчетности, то операции могут быть отражены в декларациях соответствующего периода.

В отношении НДС в абзаце 2 п. 1.1 ст. 172 НК РФ прямо прописано, что при получении опоздавшего счета-фактуры до даты истечения срока подачи налоговой декларации по НДС за соответствующий период, вычет может быть отражен в периоде принятия товаров (работ, услуг, имущественных прав) к учету.
Однако в отношении счетов-фактур на перечисленный аванс данная норма не распространяется. Вычет НДС придется заявить в периоде получения счета-фактуры (письмо Минфина РФ от 16.04.2019 № 03-07-09/27004).

Если же оригиналы подтверждающих документов и счетов-фактур не получены до момента представления деклараций в налоговый орган, следует отражать налоговые вычеты в отчетности того периода, когда документы будут получены.

Как указал Минфин РФ в письме от 13.04.2016 № 03-03-06/2/21034, неотражение в целях налогообложения прибыли организаций расходов, возникших в прошлых налоговых периодах, но выявленных в текущем отчетном (налоговом) периоде в результате получения первичных документов, является искажением налоговой базы предыдущего налогового периода, следовательно, на указанные операции распространяются положения статьи 54 НК РФ. Согласно этой норме, операции следует отразить в том периоде, к которому они фактически относятся. В этом случае налогоплательщик подает уточненную декларацию по налогу на прибыль.

Если же в периоде получения первичных документов налогоплательщиком получена прибыль, то поскольку исключение расходов из декларации по налогу на прибыль не повлекла неуплаты налога в бюджет, указанные расходы могут быть включены в налоговую базу периода получения оригиналов первичных документов (п. 1 ст. 54, п. 7 ст. 78 НК РФ, письмо Минфина РФ от 06.04.2020 № 03-03-06/2/27064).

Таким образом, с точки зрения налога на прибыль получение запоздавших первичных документов по ЭДО не так принципиально, как в отношении НДС. Можем предположить, что возможно возникновение спора с налоговым органом в отношении даты возникновения переплаты по налогу на прибыль, если налогоплательщик отразит расходы до получения первичных документов в первоначальной, а не в уточненной декларации.

Также следует отметить, что позднее получение первичных документов влечет дополнительную работу по правильному отражению операций в бухгалтерском учете, что также может быть причиной отказа контрагента принять посредством ЭДО документы, которые должны были быть своевременно направлены на бумажном носителе.

 

Примечание: Отправлять по ЭДО акты раньше срока, например, 17-го ноября отправить акт за 30-е, нельзя.