Вопрос: СФР проводит документальную проверку с целью подтверждения полной занятости во вредных условиях бывшего сотрудника. проверка за 2007-2009 гг. Может ли СФР оштрафовать за отсутствие необходимых документов за 2007-2009гг?

В ответ на Ваши вопросы сообщаем:

К документам по личному составу относятся архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (ст. 3 Федерального закона N 125-ФЗ, п. 1.1 Методических рекомендаций):

— документы о трудовой деятельности работников, в том числе на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (документы о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, увольнении, отпусках, аттестации работников, присвоении им классных чинов, разрядов, званий и др., поощрении и награждении, дисциплинарных взысканиях, направлении в командировку). К таким документам относятся организационно-распорядительные документы по личному составу (приказы, распоряжения, трудовые договоры (служебные контракты));

— документы по учету кадров. К документам по учету кадров относятся личные карточки работников (формы Т-2, Т-2ГС(МС), Т-4), трудовые книжки, личные дела, журналы учета, невостребованные подлинные личные документы;

— документы по расчету заработной платы и других выплат (табели учета рабочего времени, лицевые счета, платежные (расчетно-платежные) ведомости, акты выполненных работ и др.);

— документы по охране труда, в том числе подтверждающие право на льготы: списки работающих на производстве с вредными и (или) опасными условиями труда, табели, наряды-допуски, путевые листы, акты, заключения о расследовании несчастных случаев (аварий) на производстве и др.

 Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 г., хранятся 75 лет, законченные делопроизводством после 1 января 2003 г., — 50 лет. По истечении сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов, подлежат экспертизе ценности документов (ч. 1 — 3 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ).

Указанные сроки хранения не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения (ч. 4 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ).

В вопросе, не указаны документы, которые требует СФР во время проверки. Но скорее всего речь идет о личном деле сотрудника. Здесь необходимо руководствоваться сроком хранения требуемого документа

Например, срок хранения табеля учета рабочего времени — 5 лет, по вредным условиям труда — 50 лет.

Так что вероятно идет речь о непредставлении документов.

Штраф за непредставление документов по требованию СФР по Закону N 125-ФЗ

Если вы являетесь организацией или ИП и нарушите срок представления документов или вовсе их не представите, вас могут оштрафовать на 200 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 26.31 Закона N 125-ФЗ).

Например, если вы опоздали с подачей 50 документов, которые запросил СФР в своем требовании, размер штрафа составит 10 000 руб.

Отдельно в административном порядке оштрафуют руководителя или другое ответственное должностное лицо организации.

Но если вы не укладываетесь в срок подачи документов, вы можете попросить СФР продлить его. Для этого направьте в фонд письменное уведомление о том, что не успеваете подготовить документы (п. 7 ст. 26.18 Закона N 125-ФЗ).