Вопрос: правомерно ли проверяющий ФСС требует от нашей организации, главную книгу?

В ответ на Ваш вопрос сообщаем:

По нашему мнению, организация не обязана вести главную книгу и представлять ее по требованию проверяющего органа. Однако если ведение главной книги предусмотрено учетной политикой, существует риск привлечения организации к ответственности за непредставление данного регистра.

Обоснование:

Конкретный перечень документов, которые может запросить СФР во время выездной проверки взносов на травматизм, законом не установлен. Главное, чтобы они были связаны с предметом проверки и проверяемым периодом.

Проверяющие могут запросить (п. 2 ст. 26.14, п. 21 ст. 26.16 Закона N 125-ФЗ):

  • документы, которые имеют отношение к выплатам работникам, например:
    • штатное расписание;
    • приказы о выплате зарплаты, материальной помощи и других вознаграждений;
    • трудовые договоры, а также договоры гражданско-правового характера;
    • положения о премировании, иных вознаграждениях и др.;
  • первичные и сводные документы для того, чтобы выяснить, на все ли выплаты работникам начислены взносы на травматизм, например:
    • расчетно-платежные ведомости;
    • лицевые счета;
    • табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы;
  • документы, которые подтверждают право на пониженный тариф, например:
    • списки работающих в организации инвалидов с указанием группы инвалидности;
    • копии пенсионных удостоверений;
    • удостоверения об установлении инвалидности;
  • документы, которые обосновывают выплату страховщиком обеспечения по страхованию. С 2021 г. обеспечение по страхованию выплачивают не страхователи, а органы СФР (до 31.12.2022 включительно — ФСС РФ) на основании представляемых страхователем сведений и документов (п. 1 ст. 15 Закона N 125-ФЗ, п. 9 Положения об особенностях назначения и выплаты в 2021 году пособия по временной нетрудоспособности в связи с несчастным случаем на производстве или профзаболеванием);
  • документы, которые подтверждают основной вид экономической деятельности, например:
    • бухгалтерскую отчетность за предыдущий год;
    • документы, подтверждающие фактическое осуществление заявленного вида деятельности;
  • документы, которые подтверждают право на скидку к страховому тарифу, например:
    • документы, подтверждающие основной вид деятельности;
    • материалы специальной оценки условий труда;
    • баланс за прошлый год;
  • документы для обоснования финансирования предупредительных мер по сокращению несчастных случаев на производстве и профзаболеваний, например:
    • документы, подтверждающие расходы на медосмотры работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами;
    • документы, подтверждающие расходы на санаторно-курортное лечение вышеуказанных категорий работников;
    • перечень мероприятий по улучшению условий и охраны труда работников, который разработан по итогам спецоценки условий труда;
    • соглашения по охране труда.

Главная книга является регистром бухгалтерского учета. Закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» не устанавливает виды регистров бухгалтерского учета, обязательные для использования в бухгалтерском учете, в частности главную книгу. Формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 1, 5 ст. 10 Закона N 402-ФЗ).

На практике главная книга служит регистром синтетического учета, в котором по каждому счету приводится сальдо на начало месяца, на конец месяца и обороты за месяц. Для каждого счета отводится развернутый лист. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо главной книги должны быть равны. По сведениям главной книги наряду с другими учетными регистрами составляется бухгалтерская отчетность. Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета.

Таким образом, поскольку организация не обязана вести именно такой регистр бухгалтерского учета, как главная книга, то и представлять ее по требованию проверяющего органа не следует.

Вы не должны представлять документы, которых у вас нет и которые вы не обязаны иметь (хранить). Сообщите проверяющим об этом в письменном виде в произвольной форме. У вас могут истребовать только те документы, которые должны быть по закону или которые необязательны, но точно известно, что они есть. За отсутствие необязательных документов оштрафовать нельзя.

Если проверяющие оштрафуют вас, то в такой ситуации рекомендуем решение Фонда оспорить в суде. По этому вопросу суды нередко встают на сторону страхователя (см., например, Постановления Арбитражного суда Дальневосточного округа от 30.06.2022 N Ф03-3010/2022, Арбитражного суда Поволжского округа от 27.08.2021 N Ф06-7135/2021, Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 09.06.2018 N Ф01-1825/2018).