Вопрос: Акционерное Общество приобретает за наличный расчёт (через подотчётное лицо) для своих деловых партнёров подарочные сертификаты на получение товаров и услуг.
1. Можно ли принять к вычету НДС, выделенный в чеке, но счёт-фактура отсутствует. Если можно, то как отразить в книге покупок?
2. Как в бухгалтерском учёте оформить получение и передачу сертификатов. На каком счёте их учитывать? Какие будут проводки?
3. Как провести в налоговом учёте, чтобы все налоги могла уплатить организация (не отражая в учёте кому именно были вручены сертификаты), и не передавать в ИФНС сведения о невозможности удержать НДФЛ?
В ответ на Ваш вопрос сообщаем:
- Можно ли принять к вычету НДС, выделенный в чеке, но счёт-фактура отсутствует. Если можно, то как отразить в книге покупок?
Вычет НДС по кассовому чеку при отсутствии счета-фактуры применять рискованно. Это связано с тем, что, по мнению Минфина России, без счета-фактуры вычет НДС невозможен (Письма от 31.08.2022 N 03-07-11/84844, от 19.07.2021 N 03-07-11/57329, от 26.03.2019 N 03-07-09/20252, от 13.08.2018 N 03-07-11/57127, от 12.01.2018 N 03-07-09/634). Следовательно, принятие НДС к вычету по кассовому чеку может привести к спору с контролирующими органами.
Однако суды данную позицию не поддерживают. По их мнению, при приобретении товаров (работ, услуг) в розницу за наличный расчет право на вычет можно подтвердить иными документами, например кассовым чеком (Постановление Президиума ВАС РФ от 13.05.2008 N 17718/07 по делу N А40-13151/06-98-80).
Если вы решили принять НДС к вычету по кассовому чеку, записи в бухгалтерском учете будут такими же, как и в случае, когда есть счет-фактура продавца. В графе 7 книги покупок отражаются реквизиты документов, подтверждающих фактическую уплату НДС, принимаемого к вычету в соответствии с п. 7 ст. 171 НК РФ (пп. «к» п. 6 Правил).
Если вы решили не принимать НДС к вычету по кассовому чеку, то не учитывайте эту сумму в расходах при налогообложении прибыли (Письма Минфина России от 13.08.2018 N 03-07-11/57127, от 28.12.2017 N 03-07-11/87948, от 24.01.2017 N 03-07-11/3094). Ведь отсутствие счета-фактуры не входит в число случаев, когда предъявленный продавцом НДС может быть учтен в расходах при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 170 НК РФ).
- Как в бухгалтерском учёте оформить получение и передачу сертификатов. На каком счёте их учитывать? Какие будут проводки?
Если карты приобретаются через подотчетное лицо, то выдача денег под отчет (Дебет 71 Кредит 50-1) с последующим оприходованием подарочных карт (Дебет 50-3 Кредит 71) оформляется в общеустановленном порядке для операций с подотчетными лицами.
Дополнительно при принятии подарочных карт к учету может быть составлен их реестр с указанием номинала, срока действия и других реквизитов. Такой документ можно оформить в виде бухгалтерской справки, которая правомерно выступает в качестве первичного документа при условии, что в ней содержатся все обязательные реквизиты «первички» (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
В момент передачи подарочных карт партнерам совершается запись Дебет 91-2 Кредит 50-3 на сумму затрат по приобретению подарочных карт (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).
Для подтверждения факта передачи карт и совершения соответствующих расходов также может быть составлена бухгалтерская справка (на передачу каждой карты или сводная) с указанием получателей карт и основания, по которому выдается карта (ссылка на условия договора о поощрении партнеров при достижении ими определенных объемов продаж, ссылка на иной документ, например маркетинговую политику, из которого следует, что передача карты не является произвольным подарком, а имеет цель поощрить конкретных лиц за конкретные действия, и т.д.).
- Как провести в налоговом учёте, чтобы все налоги могла уплатить организация (не отражая в учёте кому именно были вручены сертификаты), и не передавать в ИФНС сведения о невозможности удержать НДФЛ?
Налог на прибыль
Подарки клиентам являются безвозмездной передачей имущества и не уменьшают налог на прибыль (п. 16 ст. 270 НК РФ, п. 1 ст. 572 ГК РФ). Поэтому в большинстве случаев учесть такие расходы не получится.
В отдельных ситуациях расходы на подарки можно учесть, если они соответствуют требованиям ст. 252 НК РФ и могут быть отнесены, например:
- к рекламным расходам;
- премии покупателю за выполнение определенных условий договора.
Премия покупателям при выполнении ими определенных условий договора учитывается в расходах по налогу на прибыль на основании пп. 19.1 п. 1 ст. 265 НК РФ. Поэтому если подарок является премией покупателю за выполнение установленного условия, то расходы на такие подарки можно учесть в расходах на основании пп. 19.1 п. 1 ст. 265 НК РФ.
На основании пп. 19.1 п. 1 ст. 265 НК РФ расходы в виде премии (скидки), выплаченной (предоставленной) продавцом покупателю вследствие выполнения определенных условий договора, в частности объема покупок, признаются в составе внереализационных расходов.
Однако согласно позиции финансистов данной нормой могут воспользоваться только продавцы товаров. При поощрении партнеров в связи с достижениями в сфере выполнения работ или оказания услуг исполнитель может воспользоваться пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ и включить поощрительную премию в состав расходов как прочие внереализационные расходы (см. Письмо Минфина РФ от 20.10.2014 N 03-03-06/1/52651).
Причем затраты на такие подарки могут уменьшать налогооблагаемую базу только в том случае, если цена единицы товара не изменяется (Письмо Минфина России от 14.04.2017 N 03-03-06/1/22268).
Например, если при единовременной покупке косметики на 3 000 руб. вы дарите покупателю гель для душа, то такой подарок можно считать премией в натуральной форме. Затраты на подарочные гели для душа вы можете учесть во внереализационных расходах на основании пп. 19.1 п. 1 ст. 265 НК РФ. При этом для налогового органа вы должны подтвердить документально, что такое условие было установлено и что все подарки были переданы покупателям при соблюдении этого условия.
Расходы, как и любые другие, требуют в силу ст. 252 НК РФ экономического обоснования и документального подтверждения. Наличие в договоре с партнерами или ином документе (маркетинговой политике, стимулирующем положении и т.д.) указания на то, что при выполнении определенных договорных условий контрагенты подлежат премированию (желательно с информацией о размере премирования и форме, в которой оно производится, — в данном случае это вручение подарочных карт определенного номинала), будет достаточно для того, чтобы включить затраты на приобретение подарочных карт в расходы, учитываемые при расчете налога на прибыль. В качестве подтверждающего документа принимается бухгалтерская справка на передачу партнерам подарочных карт, составленная с соблюдением требований ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ (ст. 313 НК РФ).
В том случае, если перечисленные выше способы обоснования расходов не будут соблюдены, существует риск, что налоговые органы признают передачу подарочных карт партнерам безвозмездной передачей и не примут затраты на их приобретение при расчете базы по налогу на прибыль, руководствуясь п. 16 ст. 270 НК РФ.
Стоимость подарков клиентам (неопределенному кругу лиц) при расчете налога на прибыль можно учесть в расходах в рамках приносящей доход деятельности бюджетного (автономного) учреждения, если подарки вручены в качестве рекламных расходов или премии за выполнение определенных условий договора (пп. 28 п. 1, п. 4 ст. 264, пп. 19.1 п. 1 ст. 265 НК РФ, Письмо Минфина России от 22.02.2018 N 03-03-06/1/11485).
Как облагаются НДФЛ подарочные сертификаты
В случае передачи подарочного сертификата в качестве подарка НДФЛ начисляется по общим правилам для подарков — с учетом необлагаемой суммы в размере 4 000 руб. за год. Налог не начисляется, если сертификат передается отдельной категории граждан (ст. 216, п. п. 28, 33 ст. 217 НК РФ).
Передачу подарочного сертификата в дар нужно оформить документально. Если этого не сделать, НДФЛ придется начислить с полной стоимости подарочного сертификата (Письмо Минфина России от 12.08.2014 N 03-04-06/40051).
Стоимость подарочного сертификата для целей исчисления НДФЛ можно определить так (п. 3 ст. 105.3, п. 1 ст. 211 НК РФ, Письмо Минфина России от 18.11.2016 N 03-04-06/67922):
- в размере указанного на сертификате номинала (при его наличии);
- в размере стоимости товаров (работ, услуг), право на получение которых появляется у владельца сертификата (если номинал на нем не указан).
НДФЛ со стоимости подарочного сертификата, превышающей необлагаемую сумму дохода, рассчитывается в том же порядке, что и по обычным подаркам. Исчислить НДФЛ надо на дату передачи физическому лицу сертификата или на дату отоваривания сертификата, если вы оплачиваете сертификат после того, как физлицо им воспользовалось (пп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ).
При невозможности удержать НДФЛ с суммы подарка, выданного клиенту, письменно сообщите ему и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать НДФЛ, о сумме дохода, с которого не удержан налог, и о сумме неудержанного налога (п. 5 ст. 226 НК РФ).
НО. Ваша организация может передать подарочные сертификаты не конкретным физическим лицам организации партнеру, а самой организации. Составьте акт передачи сертификатов организации-партнеру. В таком случае обязанности по удержанию НДФЛ у организации не возникнет. Налоговым агентом по НДФЛ уже будет организация-партнер при передаче сертификатов сотрудникам.
