Вопрос: Как организовать ведение воинского учета в организации с нуля?

Ответ: для начала следует поставить на воинский учет саму организацию.
Для самой организации ответственности за непостановку на воинский учет и нарушение воинского учета пока нет. Штрафы за нарушение воинского учета и несдачу отчетности в военкомат налагаются на должностное лицо, ответственное за воинский учет. С 01.10.2023 появится ответственность для самой организации за нарушение воинского учета, несдачу отчетности и неоказание содействия мобилизации, а штрафы для должностных лиц увеличатся (п. п. 37 ст. 1 Закона N 404-ФЗ).
На практике под постановкой организации на воинский учет понимается регистрация организации (независимо от организационно-правовых форм и форм собственности) в территориальной комиссии по бронированию граждан, пребывающих в запасе, по месту фактического нахождения. Там же можно узнать, выполняет ли организация обязанности по бронированию.
С учетом этого организации целесообразно обратиться в территориальную комиссию по бронированию. Информацию о режиме ее работы размещают, например, в разделах «Комиссии», «Воинский учет» на официальном сайте муниципального образования или администрации города. Там же обычно публикуются списки необходимых документов, их формы, а иногда и образцы заполнения.
Как правило, для регистрации необходимо заполнить карточку учета организаций по форме N 18. Так как документ, которым утверждена эта форма, в общем доступе отсутствует, рекомендуем уточнить в территориальной комиссии по бронированию ее актуальную форму и срок ее представления. Кроме того, работодатель может воспользоваться, например, Порядком заполнения, приведенным в Приложении N 2 к Письму Минкультуры России от 21.10.2015 N 344-01-39-ВА.
См. образец заполнения карточки учета организации (форма N 18).

Ежегодно сдавайте в военкомат карточку учета организации и отчет о численности работников в запасе. Сроки и порядок их представления нормативно не установлены, обычно их сдают перед новым годом. Но лучше уточните это в военкомате, тем более что в вашем регионе могут быть свои бланки этих форм. Отчет о численности работников в запасе (форма 6)

Составлять положение о ведении воинского учета необязательно, но работодатель может его утвердить для организации воинского учета. Документ составляется в произвольной форме, поскольку нормативной нет. В положении целесообразно указать, в частности:
— нормативные правовые акты, в соответствии с которыми ведется воинский учет;
— должностных лиц (работников), ответственных за военно-учетную работу в организации;
— их обязанности. Если они закреплены, например, в должностной инструкции, на нее можно сделать ссылку из положения;
— виды и сроки предоставления информации, отчетности.

ДОКУМЕНТЫ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ВЕДЕНИЯ ВОИНСКОГО УЧЕТА В ОРГАНИЗАЦИЯХ
В организациях воинский учет должен вестись по документам, перечень, формы, порядок заполнения и хранения которых устанавливается Минобороны России (п. 27 Положения о воинском учете). В частности, формы документов воинского учета, по которым ведется воинский учет граждан в организациях, порядок их хранения и заполнения установлены разд. IV Инструкции по воинскому учету. При ведении воинского учета следует применять также документы, предусмотренные для данных целей Методическими рекомендациями, если положения этих Рекомендаций не противоречат положениям Инструкции по воинскому учету.
Согласно разд. IV Инструкции по воинскому учету каждой организации для осуществления воинского учета необходимы:
1) карточки граждан, подлежащих воинскому учету в организации (форма карточки приведена в Приложении N 22 к Инструкции по воинскому учету);
2) картотека указанных карточек (Образец картотеки).
Кроме того, Инструкцией по воинскому учету предусмотрено, что в организациях должны храниться вторые экземпляры списков граждан, пребывающих в запасе, с указанием регистрационного номера и даты отправки. Форма списков установлена Приложением N 23 к указанной Инструкции (п. 36 этой Инструкции).
В организации также должен быть журнал проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе Вооруженных Сил РФ. В нем отражаются результаты соответствующих проверок. Форма журнала установлена Приложением N 29 к Инструкции по воинскому учету. Указанный журнал должен быть зарегистрирован, пронумерован, прошнурован, опечатан и заверен подписью руководителя организации. Результат проверки может также отображаться в акте, составляемом по результатам проверки. При составлении такого акта в журнале проверок делается запись о его наличии (п. 62 Инструкции по воинскому учету).
Согласно п. 39 Методических рекомендаций каждой организацией для осуществления воинского учета разрабатываются (ведутся), в частности:
1) приказ об организации воинского учета граждан, в том числе бронирования граждан, пребывающих в запасе (форма приказа приведена в Приложении N 4 к Методическим рекомендациям).
Приказ об организации воинского учета издается при образовании организации и далее ежегодно перед началом календарного года (п. 39 Методических рекомендаций). Проект приказа нужно согласовать с военным комиссаром муниципального образования, который осуществляет деятельность на территории, где расположена организация (ее структурное подразделение). Если военного комиссариата нет, следует обратиться в орган местного самоуправления, который ведет первичный воинский учет на этой территории (п. 22 Методических рекомендаций). В этом же приказе назначается ответственный за ведение воинского учета, а также лицо, его заменяющее в случае отсутствия. См. образец заполнения приказа;

2) план работы по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе (вариант плана приведен в Приложении N 17 к Методическим рекомендациям). Организации разрабатывают его в течение календарного года и согласовывают с военным комиссариатом муниципального образования (муниципальных образований). Если этот орган отсутствует, план согласовывается с главой органа местного самоуправления сельского поселения, городского округа (п. 37 Методических рекомендаций, Приложение N 17 к ним). Утверждает план руководитель организации при ее образовании и далее ежегодно перед началом календарного года. См. образец заполнения плана;

3) служебное делопроизводство (отдельное дело) по вопросам ведения в организации воинского учета граждан и бронирования граждан, пребывающих в запасе. Номенклатуру дел по воинскому учету целесообразно включить в сводную номенклатуру дел организации. При этом дополняется раздел номенклатуры того подразделения, которое ведет воинский учет, например отдела кадров или секретариата.
Для разработки номенклатуры дел организации можно использовать форму, приведенную в Приложении N 25 к п. 4.18 Правил, утвержденных Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526.

4) другие документы в соответствии с требованиями органов власти (местного самоуправления) и руководителя организации;

5) справочная информация по воинскому учету, мобилизационной подготовке и мобилизации (информационный стенд). Информационный стенд по воинскому учету оформляется в каждой организации (п. 9 Положения о воинском учете, п. 7 Перечня основных вопросов, по которым проверяется работа по ведению воинского учета). Требований к его оформлению в законодательстве не установлено. Представляется, что работодатель определяет их самостоятельно. Главное, чтобы была отражена вся необходимая информация для работников, подлежащих воинскому учету (например, порядок оформления документов для воинского учета, перечень лиц, уполномоченных на его ведение).

ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ВОИНСКОГО УЧЕТА В ОРГАНИЗАЦИЯХ
Все организации ведут учет призывников и военнообязанных, работающих по трудовым договорам, в том числе по совместительству и дистанционно. Не надо вести воинский учет иностранцев и тех, кто трудится по ГПД (ст. 8 Закона об обороне, ст. 8 Закона о военной службе, п. 15 Положения о воинском учете).
Призывники — мужчины от 18 до 27 лет без документа с записью «признан не годным к военной службе» и не пребывающие в запасе (п. п. 14, 15 Положения). С 1 января 2024 года поднимут верхнюю границу призывного возраста на военную службу — с 27 до 30 лет. Нижний предел (18 лет) останется прежним.
Военнообязанные — пребывающие в запасе мужчины и женщины (п. 14 Положения).
При приеме на работу запросите документы воинского учета — военный билет или удостоверение призывника. Не позднее 5 дней с даты приема или увольнения военнообязанного или призывника подайте в военкомат сведения о нем (ст. 4 Закона о военной службе).
Кроме того, проверяется соответствие документов воинского учета паспортным данным кандидата, наличие фотографии и ее соответствие владельцу. Во временных удостоверениях, выданных взамен военных билетов, помимо этого проверяется и срок действия.
Если в документах воинского учета обнаружатся неоговоренные исправления, неточности, подделки или неполное количество листов, то информацию об этом необходимо в течение пяти рабочих дней со дня выявления сообщить в военный комиссариат. Их владельца рекомендуется направить в военный комиссариат, в котором он состоит (обязан состоять, но не состоит) на воинском учете, для уточнения документов (пп. «г» п. 30 Положения о воинском учете, пп. «а» п. 27 Методических рекомендаций).
На основании данных военного билета или удостоверения призывника бухгалтерская программа сформирует раздел «Сведения о воинском учете» в личной карточке работника. Также надо заполнить карточку по форме N 10 (п. 28 Положения, п. 31 Инструкции по воинскому учету, п. 23 Рекомендаций по ведению воинского учета).
Некоторые сведения уточняются у самого работника, например об образовании и семейном положении (п. 32 Инструкции по воинскому учету).
Карточки нужно вести в электронном и бумажном виде. Вносить изменения в базу данных электронных карточек и распечатывать их имеет право только работник, осуществляющий воинский учет в организации (п. 32 Инструкции по воинскому учету).
Бумажная карточка может заполняться от руки чернилами (шариковой ручкой) черного, синего или фиолетового цвета. Почерк должен быть разборчивым. Помарки и неустановленные сокращения не допускаются. Некоторые записи, например о семейном положении работника, нужно вносить карандашом. Карточка может быть заполнена в электронном виде, а затем распечатана (п. 33 Инструкции по воинскому учету).
Поля «Сверка с документами воинского учета» и «Сверка с военным комиссариатом» заполняются сверху вниз простым карандашом. Проставляется дата соответствующей сверки в формате «00.00.00», где первая пара цифр — число, вторая — месяц, третья — год проведения соответствующей сверки. Затем работник организации ставит подпись (например: «11.01.22 Иванова»). Если сверялись учетные сведения карточек с учетными данными граждан, состоящих на воинском учете в других военных комиссариатах, в отметке о проведении сверки в поле «Сверка с военным комиссариатом» указывается также регистрационный номер направленного в соответствующий военный комиссариат списка граждан, пребывающих в запасе (например: «11.01.22 N 7, Иванова») (п. п. 33, 36 Инструкции по воинскому учету).

В разд. I «Общие сведения»:
п. п. 110 заполняются на основании данных паспорта гражданина РФ (удостоверения личности военнослужащего), документа воинского учета и иных подтверждающих документов (п. 33 Инструкции по воинскому учету);
п. 3 «Место рождения» заполняется в следующей последовательности: село (деревня, аул, кишлак, рабочий поселок), город (поселок городского типа), район, округ, область, край, республика. Записи приводятся в именительном падеже. В них используются разрешенные сокращения (п. 33 Инструкции по воинскому учету).
Заполнение разд. II «Сведения о воинском учете», а также реквизита «Отметка о снятии с воинского учета» имеет свои особенности в зависимости от статуса лица, подлежащего воинскому учету. Подробнее об этом см. в п. п. 1.1, 1.2, 1.3 настоящего материала.
В разд. III «Дополнительные сведения» указывается следующая информация (п. 33 Инструкции по воинскому учету):
— принадлежность к казачеству;
— наложение административных взысканий за невыполнение обязанностей по воинскому учету;
— наличие допуска контрольных органов;
— прохождение военных сборов (всех видов) во время работы в организации;
— заключение с гражданином контракта на пребывание в резерве;
— иные дополнительные сведения по вопросам воинского учета.
В разд. IV «Сведения о приеме и увольнении (переводе)» (п. 33 Инструкции по воинскому учету):
графы 1 «Дата и номер приказа (распоряжения)» и 2 «Наименование должности, на которую принят (переведен) или с которой уволен» заполняются на основании соответствующих данных кадрового учета;
— запись в графе 3 «В какой военный комиссариат направлены сведения» должна совпадать с отметкой в п. 6 разд. II карточки;
— в графе 4 «Дата и исходящий номер сведений гражданина» ставится отметка о направлении сведений о гражданине, подлежащем воинскому учету, в военный комиссариат, где он состоит на воинском учете.
После заполнения карточки работник, осуществляющий воинский учет, указывает в соответствующей строке свою должность, ставит подпись и приводит ее расшифровку. После этого гражданин, подлежащий воинскому учету, заверяет карточку своей подписью. Далее ставится дата. Это следует из самой формы карточки.
См. образец заполнения карточки гражданина, подлежащего воинскому учету в организации.
Также существуют особенности заполнения карточек для офицеров запаса, солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов запаса, призывников, они подробно описаны в пп. 1.1-1.3 Раздела «Порядок ведения воинского учета» Путеводителя по кадровым вопросам. Воинский учет в организации.

Карточки на принятых на работу работников, поставленных на воинский учет, хранятся в определенных разделах картотеки, которая строится в алфавитном порядке (п. 34 Инструкции по воинскому учету):
— первый раздел — карточки офицеров запаса;
— второй раздел — карточки солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов запаса;
— третий раздел — карточки военнообязанных запаса женского пола;
— четвертый раздел — карточки призывников.

Если у работодателя воинский учет ведется в отношении более чем 500 граждан, карточки военнообязанных, имеющих мобилизационные предписания и отметки об их вручении в военных билетах, хранятся в пятом разделе картотеки. В этом разделе карточки размещаются по номерам команд (партий) на основании данных п. 7 разд. II карточки гражданина, подлежащего воинскому учету, а в этих подразделах — в алфавитном порядке (абз. 1, 2 п. 35 Инструкции по воинскому учету).
Обращаем внимание, что военные комиссары субъектов РФ могут устанавливать иной порядок построения пятого раздела картотеки, исходя из местных условий (п. 35 Инструкции по воинскому учету). В связи с этим рекомендуем уточнять данную информацию для конкретного субъекта РФ.
В карточках тех, кто снят с воинского учета, например в связи с достижением предельного возраста пребывания в запасе или признанием негодным к военной службе по состоянию здоровья, заполняется реквизит «Отметка о снятии с воинского учета». Такие карточки хранятся отдельно, вне картотеки. Их нужно хранить до проведения очередной сверки с военным комиссариатом (органом местного самоуправления). После сверки карточки уничтожаются, и об этом составляется соответствующий акт (п. 35 Инструкции по воинскому учету).

 

Актуализация сведений, содержащихся в документах воинского учета

Для поддержания сведений, касающихся воинского учета, в актуальном состоянии необходимо:
1) уведомлять военные комиссариаты и (или) органы местного самоуправления о приеме на работу и увольнении граждан, подлежащих воинскому учету, в течение пяти дней со дня приема на работу или увольнения. Форма сведений предусмотрена в Приложении N 2 к Положению о воинском учете (абз. 4 п. 1 ст. 4 Закона о воинской обязанности, пп. «а» п. 32 Положения о воинском учете).
2) передавать в военные комиссариаты сведения о случаях выявления граждан, не состоящих на воинском учете, но обязанных на нем состоять. Направить данные нужно в течение трех рабочих дней. Форму их передачи рекомендуем уточнить в военном комиссариате. Кроме того, нужно вручать гражданам направления в военный комиссариат для постановки на воинский учет согласно абз. 1 и 3 п. 2 ст. 8 Закона о воинской обязанности (абз. 5 и 6 п. 1 ст. 4 указанного Закона). Передавать сведения можно через портал госуслуг, однако порядок действий еще не установлен;
3) вносить в учетные документы сведения об изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания (в том числе не подтвержденных регистрацией по месту жительства и (или) месту пребывания), состояния здоровья граждан, состоящих на воинском учете (пп. «е» п. 32 Положения о воинском учете).
Кроме того, ответственный за ведение воинского учета в организации должен заполнить и вручить работнику листок сообщения об изменениях сведений о гражданах, состоящих на воинском учете. Он вручается под расписку в журнале учета листков сообщений и корешков к ним (п. 1 Порядка, установленного Приложением N 13 к Методическим рекомендациям);
4) уведомлять военные комиссариаты об изменении необходимых для ведения воинского учета сведений о гражданах, состоящих на воинском учете, а также не состоящих, но обязанных на нем состоять. Это касается, в частности, изменения семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания (в том числе не подтвержденных регистрацией по месту жительства и (или) месту пребывания), состояния здоровья граждан, состоящих на воинском учете (абз. 4 п. 1 ст. 4 Закона о воинской обязанности, пп. «е» п. 32 Положения о воинском учете).
Срок уведомления — в течение пяти дней со дня изменения сведений (абз. 4 п. 1 ст. 4 Закона о воинской обязанности, пп. «е» п. 32 Положения о воинском учете). Обращаем внимание, что этот срок не совпадает со сроком, предусмотренным в пп. «е» п. 29 Методических рекомендаций. В данном случае следует руководствоваться положениями нормативных правовых актов — Закона, Положения о воинском учете.
Перечисленные сведения передаются по форме, приведенной в Приложении N 2 к Порядку, установленному Приложением N 13 к Методическим рекомендациям. Это следует из пп. «е» п. 29 Методических рекомендаций, п. 2 этого Порядка.
5) направлять по запросам военных комиссариатов и (или) органов местного самоуправления (если иное не установлено Законом о воинской обязанности) необходимые сведения о гражданах, состоящих на воинском учете, а также о гражданах, не состоящих, но обязанных на нем состоять. Сведения передаются в двухнедельный срок по форме, приведенной в Приложении N 10 к Методическим рекомендациям (п. 11 ст. 8.1 Закона о воинской обязанности, пп. «б» п. 32 Положения о воинском учете, пп. «б» п. 29 Методических рекомендаций);
6) сверять не реже одного раза в год сведения о воинском учете, содержащиеся в учетных документах, со сведениями в документах воинского учета граждан (пп. «г» п. 32 Положения о воинском учете);
7) сверять не реже одного раза в год сведения о воинском учете, содержащиеся в учетных документах, со сведениями в документах воинского учета военных комиссариатов и (или) органов местного самоуправления. Порядок сверки определен в разд. V Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета (утв. Приказом Министра обороны РФ от 22.11.2021 N 700) (пп. «д» п. 32 Положения о воинском учете). Подробнее о порядке сверки см. в п. 3.1 настоящего материала;
8) оповещать граждан о вызовах (повестках) военных комиссариатов или органов местного самоуправления, поступивших в письменной и (или) электронной форме, и обеспечивать их своевременную явку в места, указанные военными комиссариатами. Правило действует в том числе в периоды мобилизации, военного положения и в военное время (абз. 2, 3, 7 п. 1 ст. 4 Закона о воинской обязанности, пп. «ж» п. 32 Положения о воинском учете).
При увольнении работника, подлежащего воинскому учету, руководители, другие ответственные за военно-учетную работу должностные лица (работники) организаций должны направить сведения об этом в соответствующий военкомат муниципального образования и (или) орган местного самоуправления в течение пяти дней со дня увольнения (абз. 4 п. 1 ст. 4 Закона о воинской обязанности, пп. «а» п. 32 Положения о воинском учете.
См. образец заполнения сведений об увольнении с работы гражданина, подлежащего воинскому учету, для представления в военный комиссариат.

При увольнении необходимо выдать работнику сведения для постановки на воинский учет в военкоматах или органах местного самоуправления по месту пребывания. Это правило действует в отношении тех, кто подлежит воинскому учету и не имеет регистрации по месту жительства и месту пребывания, а также тех, кто прибыл в место пребывания на срок более трех месяцев и не имеет регистрации по месту пребывания (пп. «д» п. 30 Положения о воинском учете).
Ведение организациями воинского учета контролируют органы военного управления Вооруженных Сил РФ, военные комиссариаты субъектов РФ, военные комиссариаты муниципальных образований и органы местного самоуправления (п. 33 Положения о воинском учете, п. п. 5557 Инструкции по воинскому учету).
Проверяют следующие вопросы (п. 54 Инструкции по воинскому учету):
— полноту охвата граждан воинским учетом;
— качество осуществления воинского учета граждан;
— достоверность сведений в карточках граждан, подлежащих воинскому учету в организациях;
— организацию и обеспечение исполнения гражданами обязанностей по воинскому учету.
Организация осуществления воинского учета, полнота и достоверность сведений в карточках призывников и граждан, пребывающих в запасе, качество осуществления воинского учета указанных лиц оцениваются в соответствии с п. п. 5861 Инструкции по воинскому учету.
Если выявят серьезные недостатки, военные комиссары муниципального образования (муниципальных образований) (руководители органов местного самоуправления) сообщат об этом в военные комиссариаты субъектов РФ и в вышестоящий орган, которому подведомственна организация (п. 63 Инструкции по воинскому учету).
Итоги проверки доводятся до руководителя организации и отражаются в журнале проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе Вооруженных Сил, или акте, составляемом по результатам проверки. Если составлен акт, в указанном журнале делается запись о его наличии (п. 62 Инструкции по воинскому учету).
В организации журнал проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе Вооруженных Сил, должен быть:
— зарегистрирован;
— пронумерован;
— прошнурован;
— опечатан;
— заверен подписью руководителя организации.
Графа 4 журнала заполняется только в организации (п. 62 Инструкции по воинскому учету).
См. образец заполнения журнала.