Вопрос: 1)Допускается ли распечатывать должностные инструкции на черновиках 2)Сколько экземпляров должностных инструкций должно быть?
Ответ:
1)В законодательстве отсутствует прямой запрет распечатывать документы на черновиках. Однако это не означает, что рисков нет.
В этой ситуации существует риск разглашения персональных данных физлиц или коммерческой тайны.
Они могут содержаться в тексте на черновой стороне листа, используемого для печати нового документа.
Персональные данные — любая информация о физлице, не только паспортные данные, дата рождения, адрес или номер телефона, но и, например, сумма зарплаты или любой иной выплаты (ст. 3 Закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ). Штраф за их несанкционированную передачу третьим лицам — до 150 тыс. руб. для организации, до 40 тыс. руб. для должностного лица.
Полагаем, что допустимо распечатывать должностные инструкции на черновиках, однако при этом следует тщательно просматривать все черновики, отбирая для печати только те, в которых нет не предназначенных для посторонних глаз данных, или, например, предварительно делать любой имеющийся на черновой стороне текст нечитаемым.
2)Трудовым кодексом РФ не дано понятия «должностная инструкция», не урегулирован порядок ее разработки, утверждения, необходимости принадлежности ее к трудовому договору с конкретным работником или же возможности существования ее как отдельного документа. Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает и утверждает в локальных нормативных актах, как ее оформить, какие обязанности предусмотреть для определенной должности.
Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то она составляется в двух экземплярах — по экземпляру для каждой из сторон, подписывающих договор. Трудовой договор и должностная инструкция оформляются единым документом, т.е. должны подписываться единовременно. При изменении должностной инструкции (части трудового договора) между сторонами должно быть оформлено дополнительное соглашение к трудовому договору.
Таким образом, если должностная инструкция не является приложением к трудовому договору и составляется в форме отдельного документа, то закон не обязывает работодателя издавать ее в 2 экземплярах, но работодатель вправе предусмотреть количество должностных инструкций в локальном нормативном акте. Также следует учитывать, что в силу ч. 1 ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее 3 рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику, в частности, копии документов, связанных с работой. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и представляться работнику безвозмездно.
